Timeboxing (profundizando un poco más en esta técnica)

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Si or recordais, en la entrada de la semana pasada, os hablaba de mi experiencia aplicando el Timeboxing, y la mejora significativa que habia observado en mi eficiencia y control.

Timeboxing es una técnica sencilla que sirve para una mejor gestión del tiempo y ayudarnos a ser más productivos.

La diferencia de bloquear tiempo para hacer algo y el timeboxing, es que en esta última técnica el tiempo está limitado; pero además nos permite asegurarnos que «nos comemos el elefante a bocados». Esto es fundamental para proyectos que conllevan mucho tiempo y que nos dan miedo a afrontar, por su elevada carga de trabajo. Con el Timeboxing, los hacemos más fácil de digerir y/o gestionar.

Su fundamento consiste en fijar espacios de tiempo , de forma anticipada, para la ejecución de una (y solo una) determinada actividad. Es una variante, que incluye la técnica Pomodoro.

  1. Elige una tarea para completar.
  2. Ajusta un temporizador a 25 minutos.
  3. Trabaja en la tarea hasta que pasen los 25 minutos.
  4. Toma un pequeño descanso de cinco minutos (esto indica la conclusión de un «pomodoro»).
  5. Repite los pasos del 1 al 4.
  6. Después de cada cuatro pomodoros, toma un descanso más extenso, de unos 20 minutos o más.

El Timeboxing funciona muy bien como «timekeeper» en reuniones. Si además poneis un temporizador, de los de marcha atrás, a la vista de los asistentes, es una gran ayuda para mantenerse en el tiempo, ser efectivo y evitar a los acaparadores de tiempo, y nos hacen perder eficiencia.

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El disponer de un reloj de marcha atras para nuestras tareas personales, es tambien util. Aqui teneis el link de algunas extensiones-aplicaciones , que sirven para esto. En mi caso uso en mi iPad uso TimeboxApp pero en Android hay muchas otras ; y en Chrome puedes usar esta que se llama «Tomato timer».

Si bien en el caso de Timeboxing , hay variables y posibles reglas, que como siempre digo en productividad personal, cada uno debe aplicar lo que mejor le funcione.

Se pueden diferenciar Intervalos rigidos o flexibles. Su diferencia radica , en si vamos a parar si o si, en el caso de los primeros y saltar a otra tarea de forma inmediata; o si nos vamos a permitir algun tiempo extra adicional, si estabamos practicamente ultimándola (la tarea en sí), igual vale la pena dedicarle un poco tiempo más, aunque nos saltemos la regla.

La planificación de los intervalos de tiempo a dedicar a cada tarea, es la base de este proceso. En mi caso, suelo planificarlos, en mi cierre diario o , a primera hora, justo antes de empezar. De esa forma adapto, posibles urgencias de ultima hora.

Es importante ser flexible y adaptarlos a diario; de esa forma nuestra planificación va a ser más realista y adaptada a las variaciones de nuestras prioridades y cargas de trabajo.

Recomiendo dejar unas determinadas franjas fijas a diario , para que se repitan a lo largo de la semana. Son aquellas relativas a las necesidades básicas: desayuno , almuerzo, (en familia mejor)… o determinadas tareas, fuera de las laborales, que queremos hacer si o si: estudiar algo, hacer deporte, etc…

Recomiendo tambien fijar los periodos de arranque y cierre con horarios fijos. En mi caso el periodo de arranque, le llamo calentamiento, y me sirve para espabilarme, y mientras me voy tomando un café , reviso y planifico la jornada ; y fijo los intervalos de timeboxing.

Para fijarlos uso mi Google Calendar y los integro en mi dia a dia. Google Calendar es una herramienta , que trabajandola bien, cumple perfectamente los objetivos de Timeboxing.

Menos es mas para Life Squeezers

Las franjas de tiempo para hacer un Timeboxing efectivo, oscilan, en mi caso de 30 a 45 minutos. Tiempos superiores , pueden conllevar cansancio y despiste; y tiempos inferiores, a falta de foco, por saltar demasiado de flor en flor. Ya sabeis «menos es más».

Tan importante como fijarse tiempos de trabajo efectivo, es el fijarse intervalos de pausa, de 5-10 minutos. Nos van a ayudar a despejarnos entre tareas y a romper entre las mismas, de forma clara.

Algunos de los beneficios del Timeboxing son

  • Foco: estar centrado en hacer lo más importante en ese intervalo de tiempo: esa y sólo esa tarea
  • Mantenerse fresco y productivo durante todo el dia. Nos permite sacar nuestro lado innovador.
  • Te obliga a parar a descansar de forma regular, y así estar siempre listo para las siguientes tareas.
  • Visualizas el progreso de los proyectos y de tu dia a dia.
  • Autoaprendizaje: Relacionado con lo anterior, al estar organizado, focalizado y saber lo que vas a conseguir, vas a poder predecir resultados en el tiempo y te vas a conocer mucho mejor. Los compromisos que puedas hacer, estaran basados en tu realidad y experiencia en proyectos previos. Sabras fijar mucho mejor, el tiempo que vas a necesitar para proyectos futuros. Con Timeboxing existe un autoaprendizaje.
  • Estarás Orientado al Resultado, más que a cumplir el expendiente de realizar tareas y tacharlas de una lista. Pero aqui es muy importante el saber un cribado de aquello realmente importante, y no dejarse llevar por lo urgente, aquello que me acerca a mis objetivos. En mi próxima entrada hablaré de cómo ha evolucionado la técnica Eisenhower, para ser mejor adaptada a lo que realmente tengo que hacer, y no sólo, moverse en las urgencias.

¡Y qué! ¿Te animas a poner en marcha el Timeboxing?. Cuentame tus experiencias y así aprendemos juntos.

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Timeboxing o de cómo hacerte la vida un poco mejor.

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Hoy me gustaría hablaros de cómo me aplico una técnica llamada Timeboxing, que no deja de ser mero sentido comun. Algo que nuestros ancestros, ya llevaban de serie, y les salía sólo: «haz sólo una cosa, cada vez«. El problema es que actualmente con la cantidad de estimulos, posibilidades, gran cantidad de cargas intrínsecas en nuestro puesto de trabajo y la enorme cantidad de distracciones digitales; tendemos a olvidar; y nos perdemos en la multitarea.

El problema, que habitualmente tenemos aquellos a los que nos apasiona; o cuando menos, nos gusta mucho nuestro trabajo; es que podemos caer facilmente en la tentación de dedicarle demasiadas horas al mismo, y olvidarnos del resto del mundo.

Esto, si se junta, con una enorme cantidad de responsabilidades y tareas a desempeñar; aliadas con una mala priorización, puede llevar rápidamente a la densación de «desborde», estrés y malos modos.

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No seré yo el que diga que hay una solución concreta al tema, entre otras cosas, porque vivo estas situaciones de descontrol en más ocasiones de las que me gustaría. Pero si, que he intentado ponerle solución, y estoy consiguiendo, en la mayoria de ocasiones, una gran eficiencia , con la eficacia habitual.

La clave radica en algo que ya hable hace tiempo, el aunar la solución, a la llamada Ley de Parkinson. Aquel que dice que el trabajo se estira en el tiempo todo lo que sea necesario hasta acabarlo. Es decir que o nos fijamos cotas y tiempos límites en nuestra jornada laboral o si no, la alargaremos, como si no hubiera mañana.

Ya hablé en un articulo previo sobre las virtudes, y mi experiencia personal, en el acotamiento del tiempo, como solucion, a una mejor compaginación de la carga laboral y la personal…o por no usar la palabra «carga» , por sus connotaciones negativas,; a compaginar la vida profesional con la personal. Aquello que se llama en recursos humanos «conciliación laboral y familiar; a la cual yo añadiría, mis hobbies o actividades personales».

El problema está, tal como está pasando ahora mismo; es que a veces nos perdemos en la elevada carga de trabajo y de tareas; y no sabemos priorizar las que son realmente importantes o realmente urgentes.

Las listas de tareas no son la mejor manera de gestión, ya que es imposible a acabarlas por completo nunca, y te generan inquietud por la sensación de trabajo no terminado.

Queremos hacerlo todo, y hacer todo, es simplemente imposible; porque el tiempo, no da. Cuando llego a este tipo de apreciaciones, me viene a la cabeza una frase de Berto Pena de Thinkwasabi: «Tu puedes hacer cualquier cosa, pero no puedes hacer todas las cosas».

En otras palabras, poder, si nos lo proponemos (actitud), mejor o peor (aptitud) podemos hacer cualquier cosa ; ahora bien no podemos hacer todas las cosas al unísono, porque el tiempo es un recurso finito .

Es por lo que no nos queda más remedio que priorizar, filtrar y definir lo que realmente es importante de la paja. Y es ahí, amigos, donde muchas veces fallamos, porque sencillamente, tenemos tanto trabajo, que el bosque no nos deja ver los arboles.

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Es ahí, donde hace falta un buen trabajo de definición de los objetivos a conseguir, y aquellas tareas que nos van a acercar a ellos, de aquellos, que en este momento debemos descartar o emplazar a otro periodo, porque ahora no tocan realmente.

Lo que vendria a ser, siguiendo el simil de los arboles y el bosque, el ser un buen leñador que selecciona los arboles (tareas) que tiene que talar , para dejar despejado el camino que nos lleva a los objetivos a conseguir. Y los arboles que ahora mismo no toca talar, hay que dejar que vayan creciendo un poco más, algunos los cortaremos, cuando nos acerquen a nuestro objetivo, otros, serán meros arboles ornamentales.

Volviendo al tema; la clave, por lo tanto está, en fijarnos tiempos limitados; en seleccionar las tareas que tenemos que hacer en ese momento justo.

Sobre el proceso de seleccionar tareas hablaré en otra entrada, ya que me temo que el Principio de Eisenhower, ya no es tan valido como en el pasado…

Y al final , tras haber seleccionado las tareas a acometer, el fijar tiempos finitos y acotados para realizarlas. Esto ultimo se llama «Timeboxing».

Que no deja de ser más que una tecnica que aplica el sentido común:

1.- Aplicar foco, es decir dedicarte a una sóla tarea

2.- Dedicarte a ella con todas tus fuerzas y habilidades durante un tiempo finito.

3.- Es ahí, en el tiempo acotado, donde está la clave.

Nuestro cerebro funciona mucho mejor si sabe que lo que vamos a hacer va a estar limitado a un tiempo cerrado. Transcurrido el mismo, pasaremos a realizar otra tarea. Esto nos evita el cansancio excesivo, el aburrimiento por estar haciendo muchas horas lo mismo, y sobretodo ganar eficiencia, ya que podremos avanzar varios proyectos a la vez; en sus tiempos respectivos, y evitar un error del pasado que era el trabajar a lo bestia en un unico proyecto, abandonando el resto…

Eso hoy en dia, con la cantidad de responsabilidades y multitareas que implican nuestro puestos de trabajo, es imposible.

Lo anterior, nos llevaba, si trabajabamos como antaño, a arrancadas de Ferrari, y paradas de burro. En lugar de trabajar con el motor a unas revoluciones saludables y constantes en el tiempo, lo sometiamos en tiempos prolongados a excesivas revoluciones, que nos llevaban a potenciales problemas de salud.

El Timeboxing consiste en establecer un tiempo de entre 30-60 minutos; el cual vamos a delimitar previamente y lo vamos a medir y acotar con un temporizador; y que va a ser el tiempo que vamos a dedicar a esa tarea o proyecto.

Para delimitar los tiempos, en mi caso uso un calendario adicional en Google que llamo TimeBoxing donde fijo a diario los tiempos que voy a dedicar a cada tarea.

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En el mismo fijo a priori, y esto es muy importante, porque «no solo de trabajo vive el hombre»; el fijar en el mismo los tiempos de desayuno, almuerzo y de alguna actividad personal (deporte por ejemplo).

Debemos fijar una hora límite de finalización de la jornada : innamovible = no negociable.

A partir de ahí, tras haber hecho el proceso de criba y priorización de tareas; poner en el calendario , en el tiempo restante, aquellas tareas que tengo que acometer. Importante , como he dicho antes, el no quedarnos sólo con una, si no alternar con varios proyectos.

Otro punto a incluir en el calendario, es tiempos para realizar tareas rutinarias, por ejemplo, revisar el mail 2-3 veces al dia (esto ultimo depende de la cantidad de mails que os lleguen y vuestro tipo de trabajo).

Fijar tambien, tiempo para urgencias o imprevistos, que siempre aparacen, por muy controlado que lo queramos tener todo.

Y por ultimo es perfecto el poder agrupar tareas con similitudes: por ejemplo llamadas, intentar hacerlas todas en una franja concreta en el tiempo. En esas franjas devolveré aquellas llamadas que no he podido contestar anteriormente porque estaba focalizado en mi tareas más importante en ese momento. Aqui es clave tener el contestador activado o fijar criterios internos en la organización: si me llama alguien 2-3 veces seguidas, debo contestar si o si, porque realmente es muy urgente.

Seguro que muchas de las cosas que os he dicho , ya las aplicais, porque son de sentido común…pero por si acaso, no viene mál recordarlas.

Porque , a mi personalmente; por muy organizado que pretendo ser; de cuando en cuando me viene la crisis, y todo me parece descontrolado y me desbordo.

Ahí no queda más, que darse cuenta de los sintomas: pararse, reflexionar, reorganizarse y volver a aplicarse el método. Que no es otro, que tener claro tus objetivos y seleccionar aquellas tareas que realmente te aproximen a los mismos, dejando las otras tareas (ruido) para más adelante o, para nunca.

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«Bajo el mismo cielo» una experiencia de vida por Diego Cuellar

Durante las ultimas semanas, participé en un workshop llamado Cross Minds, organizado por Cristina Mateo, de Liberty up, experta en Liderazgo y Coaching.

En el mismo los seis asistentes (fantásticos compañeros de viajes) compartimos experiencias profesionales y personales. Una experiencia genial, que recomiendo encarecidamente; y que otro dia , explicaré , con más detenimiento, en otra entrada a este blog.

Gracias a este workshop, tuve la oportunidad de tropezarme con personas , con experiencias y bagajes personales y profesionales de diferentes ambitos, pero todas con una mochila común : un deseo enorme de ayudar a mejorar a los otros . Una de ellas ha sido Diego Cuellar.

Diego , tiene una carrera profesional impresionante; directivo en diferentes multinacionales y promotor y creador de varios proyectos empresariales. Diego ;gracias a una personalidad, de las que no te dejan indiferente; y alineado , con su formación y carisma, ha conseguido grandes éxitos en su vida profesional.

Sin embargo, lo que más impresiona, al escuchar a Diego; es que proyecta valores personales tremendamente enraizados; los cuales denotas, son consecuencia directa , de haber tenido una vida muy rica en experiencias personales; algunas de ellas, de las que te marcan de por vida.

Diego , ha escrito un par de libros, el segundo » Champ,» recien salido del horno, y que tengo dentro de mis debes. Es del primero, «Bajo el mismo cielo» , su obra más personal, y del que me gustaría reseñar.

«Bajo el mismo cielo», es un libro de lectura fácil, de aquellos de los que empiezas y no puedes parar. La razón estriba, en que está escrito, recogiendo las vivencias más personales de Diego. En el mismo, desgrana , utilizando como guión entradas de su diario; muchas de ellas escritas en sus trayectos de avión; aspectos muy personales de su vida.

Diego, explica como afrontaron su esposa Ana y él , una dura prueba de vida : la de tener, no uno, sino sus dos hijos con la misma dolencia genética (el Síndrome de la X frágil).

En el libro, el autor, desde la primera personal, explica como es el convivir con dos hijos con necesidades especiales; y sus encomiables esfuerzos, para adaptar sus vidas a hacerles un dia a dia mejor . Y sobretodo, y más importante, a prepararles y facilitarles una futura independencia.

Todo esto , descrito, desde un punto de vista, de una lucha constante, sin quedarse con los brazos cruzados; y poniendose , a buscar soluciones, de una forma tremendamente proactiva , sin caer en el derrotismo.

De hecho, alguna de estas soluciones, estan sirviendo de ayuda a otros padres , con circustancias similares. Entre otras , por ejemplo, este mismo libro.

Me he sentido , tremendamente identificado con Diego. Yo también soy padre de un hijo , Alex, que nació con una enfermedad, de las llamadas, raras. La misma llamada Sindrome de Vici y tambien de origen genético; le condicionó tremendamente su vida, y las de aquellos que estabamos a su lado.

En el caso de Alex, desgraciadamente, nació con una expectativa de vida muy limitada, de sólo tres años. Al final la duplicó , siempre he pensado, como consecuencia, del cariño, dedicación y cuidados que le dimos.

No obstante, a pesar de que cada experiencia es única, he revivido , al leer el libro de Diego, muchas semblanzas y paralelismos.

Aunque en cada caso , la actitud del que la vive, puede ser diferente; el transfondo es el mismo : resiliencia y altruismo, y cambiar la perspectiva de donde miras, no quedarte a ras del suelo, sino pensar desde más alto.

«Cambia tu perspectiva, no te quedes a ras del suelo, y piensa desde un lugar más alto»

Como Diego ; he sentido, que son este tipo de niños, los verdaderos educadores . Son ellos, los que inclinan la balanza final de enseñanzas recíprocas, hacia su lado. Nos proporcionan, valiosas enseñanzas de vida, de aquellas que marcan un antes y un después en tu existencia.

Son niños, que te recompensan con creces. En mi caso personal, en los seis años que conviví con Alex, mi personalidad cambió por completo, a ser quién soy ahora; creo que alguien, con valores y perspectivas personales, mucho mejores.

Si bien los comienzos, y el proceso de adaptación a la nueva realidad, son muy duros; en el camino «bajo el mismo cielo»; si eres capaz de romper tus barreras mentales, y no te resignas; sales tremendamente enriquecido.

Eres una nueva persona; mucho menos banal y preocupada por minucias; y mucho más por los otros.

Aprendes que los valores más valiosos de tu vida, son aquellos relacionados con los sentimientos, la empatia, el altruismo y la ayuda , desinteresada, a los demas; dejando muy atrás aquellos otros, relacionados con hacer mero acopio de riquezas materiales.

Os recomiendo encarecidamente la lectura del libro de Diego.

Creo que os puede abrir los ojos a realidades diferentes a las de , las mal llamadas, familias normales. ¿Normales? : porqué, la sociedad nos hace creer que todo tiene que seguir unos canones y estereotipos. Los marcados por las mayorías; sin dejar demasiado hueco a las excepcionalidades; olvidándose , que precisamente en la diferencia, es donde puede estar la verdadera riqueza, aquella que rompe moldes.

Lo más importante es abrir la mente, y no dejarse llevar por el pensamiento único, hay vida fuera del mismo. Y en muchos casos , como el de Diego y su familia; es cuestión de no sólo adaptarse y dejarse llevar ; sino de hacer, de los reveses, las rarezas y excepcionalidades; oportunidades y motivaciones , para reinventarse, crecer y ser, sencillamente, más humanos.

Los Caminos de Ronda de la Costa Brava : «un simil con la vida»

Los Caminos de Ronda de la Costa Brava son senderos creados, en su momento, para vigilar a los contrabandistas que llegaban por el mar, y como una forma de traslado entre calas para los pescadores de la zona. A día de hoy, sirven para brindarnos una de las actividades más atractivas que se pueden hacer en esta maravillosa zona de Girona.

El poder caminar al lado del mar y disfrutar de vistas únicas a calas de ensueño con colores azúl turquesa , es una experiencia única. Asimismo, en su discurrir, te lleva a accesos más o menos escarpados , que proporcionan la posibilidad de disfrutar de calas o pequeñísimas playas. Lugares de uso, casi exclusivo, que te permiten desconectar por completo, y sentirte un poco naufrago en isla desierta.

Cala Roca Foradada Palamós

Estos Caminos de Ronda, son un simil con la vida. Los mismos, en su serpenteo constante en su linde con la costa, bordean precipicios y te trasladan; a través de desniveles constantes o , incluso mediante escalones ; de un punto a otro de tu trayecto.

Lo mismo que nuestra vida.

En la misma, nos encontramos con caminos que nos llevan a bifurcaciones; donde tenemos que decidir, si giramos a la derecha o a la izquierda; de igual modo, que las decisiones que tenemos que tomar en nuestro dia a dia. Hay dias , que en nuestro caminar, nos encontramos pendientes que superar; y otros , donde todo nos va de cara, y nos encontramos una bajada , que nos facilita mucho la llegada, al final, de una de nuestras etapas.

Cala S’Alguer

Los puntos de destino de nuestra vida, vienen condicionados, por las paradojas, cuestionamientos y circustancias que nos encontramos. En función de las decisiones que tomemos, nuestro camino, será más o menos fácil.

Eso sí, lo más importante, es saber a dónde queremos llegar.

Esa es la decisión más importante, y que la va a condicionar tu camino. Si no sabes a dónde quieres ir; acabarás perdido, y quién sabe, en una de las bifurcaciones del mismo; te puede acarrear; en el mejor de los casos, un retraso; o en el peor, el no llegar nunca a dónde nos gustaría estar.

Sólo tu, y nada más que tú, tienes que pensar hacia donde te gustaría llegar.

Si tienes claro tu objetivo en la vida, acabarás encontrando, con mayor o menor tino, el camino que te lleve al mismo. Lo más importante, es saber lo que quieres, esa es la clave de dónde vas a ir poniendo tus pasos, uno detrás de otro.

Encontrarás barrancos , escalones, peligros en el mismo, como en los Caminos de Ronda. Pero a su vez, te maravillarás; sin sabes mirar con la mente abierta; las bellezas que te rodean.

La vida es dura, vienen muchos contratiempos, visicitudes y frustraciones; pero a la vez, la misma, puede ser tremendamente bella. Sólo tienes que dejarte ilusionar con esas pequeñas-grandes estampas, que te vas a encontrar. De hecho, el camino será más rico, y valorarás más llegar al destino final que hayas escogido; si por el mismo has pasado por obstaculos, dificultades, quiebros, paradojas, y sobretodo, cuestionamientos vitales.

Al final del camino, habrás llegado con una mochila llena de experiencias vitales, muchas de las mismas te abran servido para ser la gran persona que eres.

Torre Valentina Sant Antoni Calonge