“Se ProActivo y No Procrastinativo” : reflexiones a la Matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower, se denomina así por el que fue antiguo presidente de Estados Unidos y General en la Segunda Guerra Mundial. Parece ser que a este señor, se le conocía por sus elevados niveles de productividad.

Entre otras razones, por que tenia muy claras sus prioridades en cada momento. Stephen Covey usando como base estas ideas, las plasmó en forma de esta matriz, en su libro “Los siete hábitos de la gente altamente productiva”

Esta matriz sirve para clasificar tareas a realizar, en base a dos criterios objetivos:

  1. Su grado de importancia
  2. Su grado de urgencia

Así se elaboran cuatro cuadrantes, en función de que las tareas sean:

  1. Importantes y Urgentes: las deberías de realizar de inmediato
  2. Importantes y NO Urgentes: tareas que debes planificar y ejecutar en un tiempo a definir por tu parte
  3. NO Importantes y Urgentes: tareas que deberías delegar, porque si bien es importante que se realicen rápido, no eres tú la persona adecuada para hacerlas
  4. NO Importantes y NO Urgentes: tareas que deberías ignorar y eliminar de nuestro listado de pendientes

Todo lo anterior, está muy bien, pero desde mi punto de vista, en la práctica, esto es bastante teórico, ya que la clave está en definir la importancia de las tareas a realizar, y eso no es tan fácil.

La realidad es que la importancia de las tareas , deberías establecerlas, en función de que sean aquellas que realmente tengas que ejecutar, es decir, aquellas que realmente te esten acercando a tus objetivos.

Por lo que si realmente trabajas con buenos criterios y tienes claro lo que quieres conseguir, y lo encajas bien en tu calendario , las tareas urgentes e importantes, deberían desaparecer, o cuando menos, reducirse al máximo.

De forma que los “Urgente e importante”, serán exclusivamente los imprevistos, aquellas tareas-actividades, que NO están dentro de tu área de control.

Como decía un jefe escocés que tuve”Shit happens” (algo asi como “Así es la vida” o “C’est la vie“), y lamentablemente, los imprevistos van a suceder por muy buen control que tengamos. Ahora bien, con una buena metodología y constancia, se van a minimizar.

Aplicando Timeboxing, mi sugerencia, es dejar una franja de tiempo al organizarte la jornada con para este tipo de marronesme parece que el color, tenía alguna relación con la expresión de mi antiguo jefe.

Por lo tanto, volviendo a lo anterior, en mi opinión, la matriz o caja de Eisenhower, sigue siendo aplicable, pero tu prioridad , es si eres riguroso en tu planificación y sobretodo delimitación de las tareas que te acercan a tus objetivos, te muevas exclusivamente en el cuadrante de las Tareas Importantes y No Urgentes.

La verdadera importancia radica, no en ejecutar tareas , con mayor o menor celeridad , según su grado de urgencia, sino en, definir claramente las tareas a ejecutar para llegar a tus objetivos a tiempo.

Si eres constante y riguroso; y haces un trabajo de filtrado y planificación correcto; tu día a día va estar bien alineado con tu objetivo final : aquello que quieres conseguir; y el modo y la forma en que defines tus tareas , van a venir marcados por esto.

Realmente, lo ideal es que todo nuestro trabajo se centrase en el cuadrante importante y no urgente , y que fuésemos capaces de trabajar de forma pro activa , sin necesidad de tener la espada de Damocles encima.

Esta forma de trabajo , ayuda a reducir los niveles de estrés y presión , y mantenerlos bajo control. Si evitas el llegar al término de una tarea para tenerla ejecutada, porque la has realizado antes, vas a reducir tremendamente tu ansiedad , demostrando ser un profesional eficaz y sobretodo eficiente.

“Se Proactivo y No procrastinativo , my friend”

Pero claro, la clave está ahí: en ser proactivo y no procrastinativo…y los seres humanos por tendencia, tendemos a dejar las cosas, que no nos apetecen, para más adelante, para el final…y sólo nos aceleramos, cuando nos vemos con el agua al cuello.

Es entonces cuando nos pegamos un atracón de última hora para acabar algo…en ese momento has pasado al primer cuadrante , ya es Urgente e Importante. Y recordad, que este solo debería usarse para emergencias, y no convertir su uso en una rutina de nuestro día a día.

Hay que anticiparse, hay que revisar y mirar hacia el medio y largo plazo, el corto , minimizarlo al máximo .Si realizamos una buena gestión de las tareas a medio y largo plazo, los compromisos , cuando llegue su fecha límite, habrán sido ejecutados previamente y se podrán entregar en tiempo y en forma.

Como dije en entradas anteriores, no se trata de hacer listas de tareas e ir clicando las que has ido ejecutando, ya que las tareas nunca se van a acabar, y eso te va a generar frustración; sino que la clave está en seleccionar las tareas que realmente me acercan a mi objetivo.

Y son estas, las que debes encajar en tus franjas de trabajo efectivo diarias (Timeboxing).

En resumen la base está en Planificar : encajar lo que es realmente importante (“me acerca a mis objetivos“) , incluyéndolo en mi calendario del dia a dia, en forma de minitareas, para que me de tiempo suficiente a tenerlo acabado en la fecha límite, sin tener que correr.

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Timeboxing (profundizando un poco más en esta técnica)

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Si or recordais, en la entrada de la semana pasada, os hablaba de mi experiencia aplicando el Timeboxing, y la mejora significativa que habia observado en mi eficiencia y control.

Timeboxing es una técnica sencilla que sirve para una mejor gestión del tiempo y ayudarnos a ser más productivos.

La diferencia de bloquear tiempo para hacer algo y el timeboxing, es que en esta última técnica el tiempo está limitado; pero además nos permite asegurarnos que “nos comemos el elefante a bocados”. Esto es fundamental para proyectos que conllevan mucho tiempo y que nos dan miedo a afrontar, por su elevada carga de trabajo. Con el Timeboxing, los hacemos más fácil de digerir y/o gestionar.

Su fundamento consiste en fijar espacios de tiempo , de forma anticipada, para la ejecución de una (y solo una) determinada actividad. Es una variante, que incluye la técnica Pomodoro.

  1. Elige una tarea para completar.
  2. Ajusta un temporizador a 25 minutos.
  3. Trabaja en la tarea hasta que pasen los 25 minutos.
  4. Toma un pequeño descanso de cinco minutos (esto indica la conclusión de un “pomodoro”).
  5. Repite los pasos del 1 al 4.
  6. Después de cada cuatro pomodoros, toma un descanso más extenso, de unos 20 minutos o más.

El Timeboxing funciona muy bien como “timekeeper” en reuniones. Si además poneis un temporizador, de los de marcha atrás, a la vista de los asistentes, es una gran ayuda para mantenerse en el tiempo, ser efectivo y evitar a los acaparadores de tiempo, y nos hacen perder eficiencia.

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El disponer de un reloj de marcha atras para nuestras tareas personales, es tambien util. Aqui teneis el link de algunas extensiones-aplicaciones , que sirven para esto. En mi caso uso en mi iPad uso TimeboxApp pero en Android hay muchas otras ; y en Chrome puedes usar esta que se llama “Tomato timer”.

Si bien en el caso de Timeboxing , hay variables y posibles reglas, que como siempre digo en productividad personal, cada uno debe aplicar lo que mejor le funcione.

Se pueden diferenciar Intervalos rigidos o flexibles. Su diferencia radica , en si vamos a parar si o si, en el caso de los primeros y saltar a otra tarea de forma inmediata; o si nos vamos a permitir algun tiempo extra adicional, si estabamos practicamente ultimándola (la tarea en sí), igual vale la pena dedicarle un poco tiempo más, aunque nos saltemos la regla.

La planificación de los intervalos de tiempo a dedicar a cada tarea, es la base de este proceso. En mi caso, suelo planificarlos, en mi cierre diario o , a primera hora, justo antes de empezar. De esa forma adapto, posibles urgencias de ultima hora.

Es importante ser flexible y adaptarlos a diario; de esa forma nuestra planificación va a ser más realista y adaptada a las variaciones de nuestras prioridades y cargas de trabajo.

Recomiendo dejar unas determinadas franjas fijas a diario , para que se repitan a lo largo de la semana. Son aquellas relativas a las necesidades básicas: desayuno , almuerzo, (en familia mejor)… o determinadas tareas, fuera de las laborales, que queremos hacer si o si: estudiar algo, hacer deporte, etc…

Recomiendo tambien fijar los periodos de arranque y cierre con horarios fijos. En mi caso el periodo de arranque, le llamo calentamiento, y me sirve para espabilarme, y mientras me voy tomando un café , reviso y planifico la jornada ; y fijo los intervalos de timeboxing.

Para fijarlos uso mi Google Calendar y los integro en mi dia a dia. Google Calendar es una herramienta , que trabajandola bien, cumple perfectamente los objetivos de Timeboxing.

Menos es mas para Life Squeezers

Las franjas de tiempo para hacer un Timeboxing efectivo, oscilan, en mi caso de 30 a 45 minutos. Tiempos superiores , pueden conllevar cansancio y despiste; y tiempos inferiores, a falta de foco, por saltar demasiado de flor en flor. Ya sabeis “menos es más”.

Tan importante como fijarse tiempos de trabajo efectivo, es el fijarse intervalos de pausa, de 5-10 minutos. Nos van a ayudar a despejarnos entre tareas y a romper entre las mismas, de forma clara.

Algunos de los beneficios del Timeboxing son

  • Foco: estar centrado en hacer lo más importante en ese intervalo de tiempo: esa y sólo esa tarea
  • Mantenerse fresco y productivo durante todo el dia. Nos permite sacar nuestro lado innovador.
  • Te obliga a parar a descansar de forma regular, y así estar siempre listo para las siguientes tareas.
  • Visualizas el progreso de los proyectos y de tu dia a dia.
  • Autoaprendizaje: Relacionado con lo anterior, al estar organizado, focalizado y saber lo que vas a conseguir, vas a poder predecir resultados en el tiempo y te vas a conocer mucho mejor. Los compromisos que puedas hacer, estaran basados en tu realidad y experiencia en proyectos previos. Sabras fijar mucho mejor, el tiempo que vas a necesitar para proyectos futuros. Con Timeboxing existe un autoaprendizaje.
  • Estarás Orientado al Resultado, más que a cumplir el expendiente de realizar tareas y tacharlas de una lista. Pero aqui es muy importante el saber un cribado de aquello realmente importante, y no dejarse llevar por lo urgente, aquello que me acerca a mis objetivos. En mi próxima entrada hablaré de cómo ha evolucionado la técnica Eisenhower, para ser mejor adaptada a lo que realmente tengo que hacer, y no sólo, moverse en las urgencias.

¡Y qué! ¿Te animas a poner en marcha el Timeboxing?. Cuentame tus experiencias y así aprendemos juntos.

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Trello y WorkFlowy : dos herramientas para impulsar tu organización y productividad

Una de razones de mi blog era el poder impulsar nuestra productividad del dia a dia, organizarnos mejor, con lo que pudiesemos disponer más tiempo para las cosas que realmente nos importan, más alla de nuestra jornada laboral.

Hacia tiempo que no escribia sobre las aplicaciones que uso en mi dia a dia, como por ejemplo  ACTIVEINBOX, el cual me permite tener mi Inbox  con cero mails a diario.

Este mes de agosto, que el trabajo no me está apretando tanto, he incorporado dos aplicaciones a mi cartera de uso habitual. Estas nuevas aplicaciones creo que me van a convertirse en alguna de mis MUST de uso habitual.

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WorkFlowy, es una aplicación directamente orientada, de forma muy sencilla, a permitirte crear listas de tareas, deseos, o como almacén de cosas para no olvidarse de ellas.

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WorkFlowy es una aplicación que puede tiene extensiones para el escritorio de Windows, el movil o la tablet; y que funciona “en la nube” de manera que siempre la puedes tener sincronizada, independientemente de que hayas utilizado para actualizarla.

Vereis, si la probais, que su funcionamiento es tremendamente sencillo e intuitivo, sirve perfectamente para lo que se ha desarrollado.

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La otra aplicación de la cual me he enamorado se llama Trello. Esta no es tan simple como la anterior, pero creo que valdrá la pena invertir algo de tiempo en aprender su manejo.

Trello es un software de administración de proyectos con interfaz web, cliente para iOS y android para organizar proyectos.

Empleando el sistema kanban, para el registro de actividades con tarjetas virtuales organiza tareas, permite agregar listas, adjuntar archivos, etiquetar eventos, agregar comentarios y compartir tableros.

Trello es un tablero virtual en el que se pueden colgar ideas, tareas, imágenes o enlaces. Es una herramienta muy visual y que permite trabajar en equipo, con clara definición de tareas. Aqui teneis mi tablero de tareas para Casa.

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La versión gratuita proporciona funcionalidades aparentemente suficientes; aunque no descarto que en el futuro, si como promete se convierte en una herramienta fundamental de mi dia a dia, que adquiera la versión de pago con más funcionalidades.

Una de sus ventajas es la posibilidad de enviarte directamente “tarjetas” mediante el correo electrónico, fijar fechas de vencimiento, asignar tareas a otras personas del equipo, y en definitiva a tener una visión y control de forma muy rápida de cualquier proyecto.

Os adjunto a continuación el link para su guia de primeros pasos

Desde mi punto de vista, le podré sacar partido, no sólo desde el punto de vista profesional para organizar proyectos (abajo, hay una foto de mi tablero de tareas profesionales), si no para planificar temas personales, como por ejemplo la organización de eventos familiares o la redacción de mi blog, o un plan de entrenamiento. Os invito a que le deis un vistazo, estoy seguro que le encontrareis utilidad y me aportareis nuevas ideas a como usarla.

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Pd. Esta entrada ha sido redactada mientras escuchaba al compositor Islandes Ólafur Arnalds . Su pieza Dalur-Island Songs V es muy bella y te ayuda a interiorizar. Su canción “Say My Name”  interpretada conjuntamente con el autor Arnór Dan es una autentica preciosidad, que no puedo parar de escuchar. Aqui teneis el link de YouTube y anteriormente sobre los titulos de las canciones teneis los links a Spotify.