Timeboxing (profundizando un poco más en esta técnica)

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Si or recordais, en la entrada de la semana pasada, os hablaba de mi experiencia aplicando el Timeboxing, y la mejora significativa que habia observado en mi eficiencia y control.

Timeboxing es una técnica sencilla que sirve para una mejor gestión del tiempo y ayudarnos a ser más productivos.

La diferencia de bloquear tiempo para hacer algo y el timeboxing, es que en esta última técnica el tiempo está limitado; pero además nos permite asegurarnos que “nos comemos el elefante a bocados”. Esto es fundamental para proyectos que conllevan mucho tiempo y que nos dan miedo a afrontar, por su elevada carga de trabajo. Con el Timeboxing, los hacemos más fácil de digerir y/o gestionar.

Su fundamento consiste en fijar espacios de tiempo , de forma anticipada, para la ejecución de una (y solo una) determinada actividad. Es una variante, que incluye la técnica Pomodoro.

  1. Elige una tarea para completar.
  2. Ajusta un temporizador a 25 minutos.
  3. Trabaja en la tarea hasta que pasen los 25 minutos.
  4. Toma un pequeño descanso de cinco minutos (esto indica la conclusión de un “pomodoro”).
  5. Repite los pasos del 1 al 4.
  6. Después de cada cuatro pomodoros, toma un descanso más extenso, de unos 20 minutos o más.

El Timeboxing funciona muy bien como “timekeeper” en reuniones. Si además poneis un temporizador, de los de marcha atrás, a la vista de los asistentes, es una gran ayuda para mantenerse en el tiempo, ser efectivo y evitar a los acaparadores de tiempo, y nos hacen perder eficiencia.

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El disponer de un reloj de marcha atras para nuestras tareas personales, es tambien util. Aqui teneis el link de algunas extensiones-aplicaciones , que sirven para esto. En mi caso uso en mi iPad uso TimeboxApp pero en Android hay muchas otras ; y en Chrome puedes usar esta que se llama “Tomato timer”.

Si bien en el caso de Timeboxing , hay variables y posibles reglas, que como siempre digo en productividad personal, cada uno debe aplicar lo que mejor le funcione.

Se pueden diferenciar Intervalos rigidos o flexibles. Su diferencia radica , en si vamos a parar si o si, en el caso de los primeros y saltar a otra tarea de forma inmediata; o si nos vamos a permitir algun tiempo extra adicional, si estabamos practicamente ultimándola (la tarea en sí), igual vale la pena dedicarle un poco tiempo más, aunque nos saltemos la regla.

La planificación de los intervalos de tiempo a dedicar a cada tarea, es la base de este proceso. En mi caso, suelo planificarlos, en mi cierre diario o , a primera hora, justo antes de empezar. De esa forma adapto, posibles urgencias de ultima hora.

Es importante ser flexible y adaptarlos a diario; de esa forma nuestra planificación va a ser más realista y adaptada a las variaciones de nuestras prioridades y cargas de trabajo.

Recomiendo dejar unas determinadas franjas fijas a diario , para que se repitan a lo largo de la semana. Son aquellas relativas a las necesidades básicas: desayuno , almuerzo, (en familia mejor)… o determinadas tareas, fuera de las laborales, que queremos hacer si o si: estudiar algo, hacer deporte, etc…

Recomiendo tambien fijar los periodos de arranque y cierre con horarios fijos. En mi caso el periodo de arranque, le llamo calentamiento, y me sirve para espabilarme, y mientras me voy tomando un café , reviso y planifico la jornada ; y fijo los intervalos de timeboxing.

Para fijarlos uso mi Google Calendar y los integro en mi dia a dia. Google Calendar es una herramienta , que trabajandola bien, cumple perfectamente los objetivos de Timeboxing.

Menos es mas para Life Squeezers

Las franjas de tiempo para hacer un Timeboxing efectivo, oscilan, en mi caso de 30 a 45 minutos. Tiempos superiores , pueden conllevar cansancio y despiste; y tiempos inferiores, a falta de foco, por saltar demasiado de flor en flor. Ya sabeis “menos es más”.

Tan importante como fijarse tiempos de trabajo efectivo, es el fijarse intervalos de pausa, de 5-10 minutos. Nos van a ayudar a despejarnos entre tareas y a romper entre las mismas, de forma clara.

Algunos de los beneficios del Timeboxing son

  • Foco: estar centrado en hacer lo más importante en ese intervalo de tiempo: esa y sólo esa tarea
  • Mantenerse fresco y productivo durante todo el dia. Nos permite sacar nuestro lado innovador.
  • Te obliga a parar a descansar de forma regular, y así estar siempre listo para las siguientes tareas.
  • Visualizas el progreso de los proyectos y de tu dia a dia.
  • Autoaprendizaje: Relacionado con lo anterior, al estar organizado, focalizado y saber lo que vas a conseguir, vas a poder predecir resultados en el tiempo y te vas a conocer mucho mejor. Los compromisos que puedas hacer, estaran basados en tu realidad y experiencia en proyectos previos. Sabras fijar mucho mejor, el tiempo que vas a necesitar para proyectos futuros. Con Timeboxing existe un autoaprendizaje.
  • Estarás Orientado al Resultado, más que a cumplir el expendiente de realizar tareas y tacharlas de una lista. Pero aqui es muy importante el saber un cribado de aquello realmente importante, y no dejarse llevar por lo urgente, aquello que me acerca a mis objetivos. En mi próxima entrada hablaré de cómo ha evolucionado la técnica Eisenhower, para ser mejor adaptada a lo que realmente tengo que hacer, y no sólo, moverse en las urgencias.

¡Y qué! ¿Te animas a poner en marcha el Timeboxing?. Cuentame tus experiencias y así aprendemos juntos.

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Tu eres el dueño de tu tiempo : mi experiencia en Boom


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 Hace algunas semanas, participé como concursante, conjuntamente con mis queridas primas Loli, Sacra y Sacri en el concurso Boom (¡gracias primas!). Autollamados “Marujaitors” tuvimos una honrosa participación durante 4 intensos programas. Fuera de estar más o menos tiempo, sólo puedo decir, que fue una experiencia única, de aquellas que siempre recordaré, tanto por los excelentes profesionales que nos encontramos, como la comunión y “buen rollo” compartido con mis primas durante esos dias.

Durante la participación del programa y con el fin de aportar contenido a las preguntas sobre nosotros y nuestras aficiones que el presentador, el gran Juanra Bonet nos iba haciendo, tuve la oportunidad de charlar con Celia Pérez de la Dirección del Programa. Celia me preguntaba las razones de mi blog y su interés en saber cómo poder organizarse mejor en la conciliación de la vida personal y la profesional. Por “razones del directo”, no tuve mucho tiempo a explicarle con mayor detalle lo que me pedia, así qué me proporcionó un perfecto motivo para hacerlo aqui , como entrada del blog.Al fin y al cabo, en el programa Boom, se pueden buscar ciertas semblanzas con la vida:

    • La vida está llena de bombas que recibes cada dia , que tienes que desactivar. Y eso lo harás mejor o peor, en base a tus experiencias vitales previas. Debes ir con la mente abierta para aprender de todo aquello que te pase por delante en el transcurso de tu vida.
    • Compites contra otros, aunque en realidad, compites contra ti mismo. De ti depende que tengas más o menos templanza ante la presión, de un tiempo finito (como la vida).
    • Que trabajes en equipo. Somos un conjunto de individualidades, pero el entender y respetar a los otros, es fundamental para vivir y avanzar mejor.
    • Con humor, todo es mejor. Riete y disfruta, y la vida, se te hará más facil.
    • Disfruta del dia a dia en el concurso, como en la vida, disfruta del camino. Lo que tenga que venir vendrá, y si tiene que ser será. El exito de los Lobos, fue un conjunto de más de 500 miniexitos: programa a programa.

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Una de las principales razones que me motivaron empezar este blog; fue el transmitir en primera persona, y con el fin de ayudar a otros,   mis experiencias contrastadas (“a mi me funcionan”) con las que conseguir aprovechar mejor mi tiempo.

Tiempo “libre” para destinar a mi mismo,  para hacer lo que realmente me apetece;  fuera del otro tiempo “el cautivo”,  aquel , que irremediablemente tengo que destinar para mis obligaciones.

Me pasé muchos años, leyendo sobre el tema, probando diferentes metodologías, fracasando en un continuo prueba-error; motivado , o por mi falta de consistencia o por no ser aplicables para mi; todo esto ,  hasta , dar con el “click”: mi traje a medida, compuesto por  una serie de hábitos, perfectamente interiorizados , que combinados con algunas aplicaciones informáticas ,  a mi me funcionan.

Y cuando digo funcionan, es que me han llevado a conseguir mi objetivo: ser más eficaz y más eficiente. O lo que es lo mismo,  ser más dueño de mi tiempo y poder emplearlo en lo que más me interesa. Hacer más con menos, de ahí el nombre del blog “MenoSmas” y aprovechar más mi tiempo en lo que realmente me motiva,  y valoro más, en mi vida : de ahí, la otra parte del nombre;  el “LifeSqueezers” (exprimidores de vida)

Hasta llegar a donde me encuentro;  tal como ya he dicho, pase por muchas pruebas. Esa búsqueda activa,  tuvo como principal motivación mi desesperación, mi angustia…el sentir que se me pasaban los días (la vida) sin emplearlos en aquellas cosas que más me gustaban, pero sobretodo mi perseverancia , tenia claro,  cual queria que fuese mi objetivo final , tener más tiempo para mi.

Otro aprendizaje al que llegué;  por algunas duras experiencias personales en la vida,  fue el entender  y saber apreciar más la calidad que la cantidad,  en las cosas que hago.

En el pasado queria hacer-experimentar TODO;  con lo que al final aparentemente, hacia mucho : “tocaba todos los palos pero mal” (“quién mucho abarca, poco aprieta”).

Y si a esto añades que,  encima me desesperaba; que el no llegar, me generaba más ansiedad; y que ésta, me sometia a mi mismo a  una  tremenda presión: un circulo vicioso / la tormenta perfecta. Llegando  incluso, a la sensación, de que  los fines de semana se me quedaban cortos; pero no por disfrutarlos, si no por todo lo que queria hacer, y que se me quedaba en el tintero. Con la horrible sensación de que no me cundían  y lo que es peor, en lugar de llegar descansado los lunes, llegaba más nervioso;  y volvía a empezar el proceso retroactivo que en una espiral sin fin , me iba llevando a un estado de tensión negativa,  congoja y desespero difíciles de explicar.

Llegué al fondo: con problemas de salud y una depresión en ciernes.

Pasé por un proceso, en propias carnes, tremendamente doloroso, pero que me sirvio para darme cuenta, de que no iba por buen camino, y que de seguir asi , iba destinado a un mal final.

Hoy puedo decir, que todo eso ha cambiado, pero tambien tengo que decir, que no puedo bajar la guardia, y la consistencia e interización de las rutinas es primordial. Hoy puedo decir, que mi vida es más rica y que tengo sensaciones de mayor control de mi dia a dia y vivo con mayor riqueza y paz de espiritú.

Las claves, para el cambio,  que a mi me funcionaron fueron:

MIS PRINCIPIOS

1.Escribir en una hoja en blanco , una pequeña tabla , una matriz. Poniendo en un lado las areas principales de mi vida contra las cosas que hacia mal y las que hacia bien, y sobretodo las que querria llegar a hacer.  Hice la aplicación de una metodología de marketing DAFO (Debilidades, Amenazas, Fuerzas y Oportunidades) (en inglés SWOT), a nivel personal. Y asi, de forma secuencial y gráfica, llegué a poner en un papel mi reflexión y desarrollo de cada una de las áreas principales de mi vida:

          • YO
          • MI PAREJA
          • MIS HIJAS
          • MI FAMILIA
          • MI TRABAJO
          • MIS AFICIONES

La finalidad de este ejercicio vital, es centrar tus ideas , lo que realmente quieres y lo que no . Fijar lo que es importante para ti, y lo que no te aporta, pero desde tu particular punto de vista, sin dejar que te afecten influencias externas.

2.Otro aprendizaje fundamental, fue entender con todo su mensaje que realmente MENOS ES MÁS . Que es más importante la CALIDAD de lo que haces, que la CANTIDAD. No tiene sentido, que te llenes con demasiadas cosas, porque al final, vas a hacerlas todas mal, es mucho mejor, que seas selectivo y que escojas aquellas que quieres hacer en determinados momentos de tu vida. Eso si, aquellas que selecciones, son las que te vas a dedicar (aquellos ratos que son para ti) en cuerpo y alma.

3.Fundamental, es entender, que aunque suene egoísta, que la primera prioridad eres tú mismo. Ese aparante egoismo, realmente no es asi: si tu no estas bien , cómo vas a conseguir que tu pareja, tus hijos, tu entorno, y tu trabajo vaya a estar bien.

4. Ser disciplinado , ser muy constante , interiorizar los habitos, y tener mi claras tus prioridades (pocas, pero las más valiosas) y no perder tu rumbo, ni distraerse hasta su consecución. No bajar la guardia.

5. “Carpe Diem”. Disfruta del momento, de lo que estás haciendo en ese preciso momento. Solo hay un dia importante en tu vida que es HOY, por el mañana y el ayer poco vas a poder hacer : NADA.

Lo que vaya a venir o haya pasado, no lo puedes manejar, en cambio el ahora, lo que justamente estás haciendo ahora mismo, si te centras en ello y buscas su lado positivo (todo lo tiene, a veces es solo cuestión de rascar) te va a saber mucho mejor…y va a fundamenta la frase de que aquello que haces justifica los medios que pongas en ello

MIS HERRAMIENTAS

Tu Calendario-Tu Agenda:

1.En el calendario antes de fijar cualquier otra prioridad, fíjate el tiempo para ti mismo; esas “citas contigo mismo” parafraseando a Berto Pena….si no te bloqueas tiempo para ti, cualquier otra cosa que no está en la primera categoría te lo acabará quitando…y cuando te quieras dar cuenta no tendrás….ahora bien no te pases, se trata de fijarte tiempo de calidad, piensa que menos es más, ese tiempo es exclusivamente para ti…y te debe quedar hueco para otras actividades

2. A continuación, fija tiempo para tu familia, es fundamental que sepan que estás ahí, que aunque siempre estás ahí, hay tiempos especiales para ellos.Para viajar, para hablar, para hacer actividades juntos, para estudiar con ellos, para comer…

3.Despues fija, tus prioridades laborales, aquí debes ser muy estricto porque tu trabajo es como una esponja que te va a absorber todo tu sudor y esfuerzo Si no sabes parar , decir no (bien argumentando) y poner ciertas barreras…te encontrarás trabajando 24/7…y los dos puntos anteriores (tu y tu familia), habrán desaparecido .. Prioridades laborales, vienen de priorizar, de ser muy selectivo y escoger aquellas tareas , ocupaciones que se ajustan a tu plan estratégico y a proporcionar más beneficio con menos esfuerzo. Prioridad laboral, no viene, de ponerla , por delante de todo.

Aplica el principio de Pareto: aplica la regla 20-80. El 20% de tu tiempo te va a proporcionar el 80% de tus logros, beneficios…así que hay que se selectivo en cómo emplearlo….es tiempo tremendamente valioso….y va muy en línea de otras metodologías de trabajo como la semana laboral de tres Dias o 20 horas.

Cura Digital vs Tiempo para ti

Estamos en la era digital, nos bombardan con información e inputs por todos los lados, nuestro cerebro está todo el tiempo activo, procesando todo aquello que nos llega. Nos ponemos a “googlear” y , sin darnos cuenta, los 5 minutos, se han convertido en 30 minutos , saltando de flor en flor: con la sensación final de que has perdido 25 valiosos minutos de tu tiempo (finito).

Deberiamos aplicarnos una cura digital. La tecnología es buena, pero hay que saber manejarla en tiempo y en forma .Si no eres estricto y selectivo con toda la información que te llega, verás que el tiempo te desaparece sin que te hayas dado cuenta

Cambia el tiempo digital por tiempo para cuidarte a ti.Tu salud mental y física, te lo van a agradecer. Haz ejercicio físico moderado, y cuida tu dieta…y ligado con la cura digital haz ejercicio mental.

Uno de los problemas de la saturación de información y de tener dispositivos a nuestra mano continuamente hace que -no nos obliguemos a recordar cosas básicas.

Os pongo un ejemplo intentaros acordar de teléfonos antiguos que aprendiste en el pasado y veréis que todavía están ahí en vuestra memoria, pensad en números que aunque uséis a diario, no habéis hecho por memorizar y veréis que no os acordáis. Aunque sean de personas muy importantes de vuestra vida actual…paradójico os acordáis de teléfonos de personas de vuestro pasado…

Nos pasa con todo, ahora ya no planificamos los viajes como hacíamos en el pasado, con papel…ahora nos dejamos llevar por el Tonto (como dice mi amigo Vicente al antiguo Tomtom-los navegadores…y dejamos que nos lleven las aplicaciones de nuestro móvil…que seguro que nos van a ahorrar tiempo en nuestro día a día…pero y en nuestro ocio…lo chulo que era revisar y planificar la ruta de vacaciones, y porque no compartirla en familia…

Cuidado con el mail. El mayor roba tiempo de la historia , si lo manejas mal….el que te hace parecer muy ocupado ¿que haces?, contesto mails…..perdona? Quién dijo , cuando te contrataron, que tu función era leer y contestar el mail. ¿ Es esa una ocupación?…tu empresa te contrato como respondemails….o como resolutor de lo que puede poner en los mails.Se te contrató para gestionar lo que viene en el mail: las acciones que salen de el, no la acción , en si misma de leerlo.

No todos los mails son igual de importantes, hay que saber utilizar herrmanientas que nos priorizan y trabajen nuestro mail “en la sombra” para que a la bandeja de entrada solo llegue lo que realmente tenemos que leer….

Y la palabra leer mails hay que retirarla, por gestionar mails, decidir cosas con ellos, si tengo que hacer una acción, si otro me informa y tengo que seguirlo en el futuro o si solo es informativo …con lo que tras leerlo (yo decidiré si si o si no) archivarlo para consultas posteriores o a la basura.

En mi blog, hay multitud de entradas destinadas a abrirte los ojos sobre algunos de los puntos anteriores, con métodos específicos, desarrollados de forma más exhaustiva. Pero, como siempre digo, son simplemente ideas, que a mi me funcionan, pero que cada uno tiene que adaptar a si misma y ver si son aplicables o no. Eso si la base de todo es que Tu debes ser el Dueño de tu Tiempo, no dejes que otros lo manejen por ti.

Dedicado a Celia y al equipo  a todo el equipo del programa Boom. Gracias por permitirme vivir una experiencia unica, y entender la cantidad de excelentes profesionales que hay detrás de la cámara, para que el otro excelente, el que sale delante (Juanra) pueda lucirse. Esta claro, que para poder conseguir un programa entretenido y divertido, se necesita mucho esfuerzo, perfectamente coordinado.Sois muy grandes. Gracias por enriquecer un poco más mi saca de experiencias vitales.

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Inbox: la nueva apuesta de Google para gestionar tu mail

 

En las últimas semanas Google ha promovido, de forma muy activa, una nueva aplicación para gestionar, de una forma más interactiva, tu Gmail (sólo funciona con esta plataforma) .
Utilizando la IA (Inteligencia Artificial) de Google, el software clasifica y agrupa tus correos-mails, con la idea de que al visualizar tu bandeja de entrada te sea más sencillo.
En este articulo me permito agrupar algunas informaciones-entradas al respecto, con sus pro’s y contras.

Inbox clasifica tus mails en algunas categorias predefinidas: trips (viajes) , saved (entradas archivadas), purchases (compras) y finance (bancos-finanzas). En mi caso particular la de trips, la encuentro de gran utilidad, ya que me permite visualizar rapidamente, los viajes que tengo pendientes, y me recuerda las “facturaciones/check-in’s” a realizar.

Independientemente de las categorias anteriores, puedes crear otras más adecuadas para ti.

En mi opinión; tras usarla en las ultimas semanas; es que si bien, no la encuentro lo suficientemente práctica, para ser utilizada, exclusivamente, como mi plataforma de gestión de gmail diaria (sigo prefiriendo mi organización a través de ActiveInbox); si, que le encuentro utilidad, para los momentos que estoy de viaje o fuera de la oficina, con dificil acceso a mi ordenador.
La aplicación Inbox en dispositivos moviles es más intuitiva que la aplicación ActiveInbox preparada a tal efecto.
Utilizando Inbox, puedo gestionar de una forma activa, mi práctica habitual de “bandeja de entrada a cero”, siguiendo el proceso habitual de gestión del mail:

Inbox, te ayuda a gestionar tu bandeja de entrada “silenciando” mails (demorandolos), si son importantes a otros momentos del dia; o simplemente gestionarlos en ese momento, siguiendo los criterios anteriores.  Pero realmente, la función que veo más interesante es la posibilidad de fijar tareas a realizar (“reminders”) de una forma sencilla, evitando, que no te descuides nada, sobretodo cuando estás de viaje.

Si comparamos las funciones de Gmail vs. Inbox, tenemos que tener en cuenta:

Una extensión muy interesante para Chrome , es la de Save to Inbox , esta es sin duda la función más interesante, es como convertir tu bandeja de entrada de Gmail en una aplicación al estilo de Pocket y similares. Algo parecido a la sección de “Guardados” de Facebook. Con la nueva extensión para Google Chrome podrás enviar cualquier enlace de la web directo a Inbox, y todos tus enlaces se agruparán en un solo lugar.

Como os decia hay literatura al respecto, dando razones a favor o en contra; tengo claro que no va a sustituir la aplicación oficial de gmail, pero puede ser de utilidad en determinados entornos-momentos.

Aqui teneis una entrada directa a la Ayuda de Inbox con Gmail 

Resumiendo Inbox, es una aplicación util en determinados entornos, pero que no puede reemplazar a Gmail…no obstante, entiendo que Google apostará muy fuerte por la misma en el futuro, invirtiendo en su desarrollo, con el fin de convertirla en una aplicación indispensable para nuestra productividad.

 

Disfrutar compartiendo y ayudando a los demás

Disfrutar compartiendo y ayudando a los demás

Estas últimas semanas, he tenido la oportunidad de poder realizar formaciones internas dentro de mi compañía sobre manejo del mail y otras buenas prácticas para mejorar nuestra productividad.

El título de las charlas es “Gestiona mejor tu vida, gestionando mejor tu mail”.

Las charlas, que ya han sido 3 y están previstas otras 2, están yendo muy bien. Fundamentalmente porque percibes que los asistentes, te preguntan y se quedan con ganas de mas.

Sinceramente me lo estoy pasando genial pudiendo compartir lo que a mí me está funcionando en el manejo del gmail e intentar ayudar a otros en su día a día. El planteamiento es intentar ganar tiempo, gestionando mejor tu mail, ser más eficientes en el día laboral, y de esa forma,  poder temer más tiempo para ti y los tuyos, esto es un leit-motive que funciona. En realidad, y haciendo un juego de palabras, lo que busco es cambiar ese leit-motive (algo rutinario e interiorizado) en un verdadero live motive (que mejore tu vida).

En la elaboración de los materiales me he apoyado en los excelentes materiales de Berto Pena , que podeis encontrar en su blog “Thinkwasabi”; y de todo aquello que he aprendido tras muchos años buscando el cómo mejorar mi gestión personal. Vamos, que de lo que hablo, es de lo que he sufrido en propias carnes. Mis comentarios y aportes surgen de haber probado multitud de herramientas, de infinidad de reinicios (la constancia y el método es fundamental) y es lo que realmente a mi me funciona.
Me encanta el hablar en público, me lo paso muy bien, sobretodo cuando tienes la sensación de conectar con tu audiencia; y eso sólo lo consigues, cuando hablas de algo desde el punto de vista de tu experiencia personal, de tus vivencias , y aportar tu pasión interior.

Es mi intención el poder adjuntar en mi blog algunos de los materiales utilizados y sobretodo algunas ” chuletas”  con aquellas inquietudes, preguntas que me han ido dirigiendo.

Hoy concretamente, os voy a hablar de un procedimiento obligatorio (un MUST) , si lo que quieres es reducir tus mails en la bandeja de entrada, haciendo que tu programa de mail, trabaje por ti.
En mi caso utilizo habitualmente Gmail, y mis consejos van encaminados a esta herramienta, pero creo que la base de los mismos es utilizable en cualquier otra plataforma de gestión del mail.
Recordad que el objetivo, en sí,  no es meramente vaciar el mail; sino el poder gestionar el mismo de una forma más diligente , que el trabaje por ti, en lugar de tu para el;  y que puedas tener tiempo realmente para dedicarte a las tareas que aportan valor en tu día a día.
Se trata de convertirnos en un verdadero Ninja del Gmail.

En la entrada de hoy aprovechare para hablar sobre cómo hacer filtros que te ayuden a que la bandeja de entrada se vacíe o cuando menos se organice por sí sola, y que puedas tener visualización de sólamente las carpetas (etiquetas de gmail) que tienen mensajes sin leer.

Primer Paso: Qué solo se visualicen las etiquetas (carpetas) con mensaje por leer. Este paso es fundamental, ya que si tienes muchas etiquetas, y creas un filtro que haga que el mail no pase por la bandeja de entrada y se clasifique en una etiqueta, podrias no visualizarla, si no activas esta opción.

Segundo Paso: Crear un filtro . De forma que los mails no se queden en la bandeja de entrada (inbox) y automaticamente hagan determinadas acciones que tu hayas prefijado:

  • Omitirlo, Marcarlos como leidos, Destacarlos, Aplicarles una etiqueta, Eliminarlos, Marcarlos como Spam , Que envien una respuesta prediseñada, marcarlos como importantes o no, clasificarlos automáticamente en una categoría,…
Tercer Paso: Modificar un filtro ya creado . A veces, los filtros con el tiempo, dejan de ser utiles o los queremos modificar, aqui teneis el método para realizar esto.
Espero que os guste y os sea de utilidad. Mi intención es seguir realizando entradas de este tipo en las próximas semanas. Al fin y al cabo, se trata de optimizar nuestro tiempo para ser un mejor Life Squeezer!.

INBOX ZERO Y OTRAS APLICACIONES PARA HACER TU VIDA MÁS FÁCIL

Como os comentado en entradas anteriores, mi gestor de tareas y de mail, que me permite conseguir mi objetivo de “Inbox cero” en Gmail, se llama ActiveInbox (AI). La misma funciona a la perfección, en base a la filosofía de trabajo GTD, en el ordenador;  y desde que la utilizo, tengo que confesar que he mejorado sustancialmente mi productividad y control de email.

Su problema, es que todavía no disponen de una aplicación de caracteristicas similares para teléfonos moviles o tablets. En estos momentos están trabajando en una aplicación Beta, la cual está en proceso de prueba.
Mientras la misma no funciona, los desarrolladores de AI recomiendan una aplicación denominada “IQ Tell“. El concepto es similar, es decir el que a la vez que lees tu mail, puedas definir qué hacer con cada uno de los mismo,y clasificarlos como Tareas . Su video de introducción es tremendamente clarificador de como funciona. Una de sus ventajas es que funciona tambien en el ordenador como una aplicación y a su vez está integrada con Evernote.

Tengo la intención de irla probando, ya os iré contando.

Hablando de Evernote (EN), y a raíz de la entrada de la pasada semana, recibí alguna solicitud de alguna guia para su uso. Os adjunto algunos enlaces a las mismas, simplemente debeis pulsar sobre la palabra en cuestión para que os lleve a la entrada:

Si EN os parece complicado, Google hace muy poco tiempo que ha sacado su aplicación de notas, perfectamente integrada con todas sus aplicaciones. La misma se denomina “Google Keep” y la idea es disponer de una herramienta donde puedas anotar rápidamente cualquier idea que te venga a la cabeza. La aplicación permite incluir notas de voz, fotos, etc…Las mismas se pueden compartir y su visualización en forma de mosaico-mind map, es  muy atractiva.
Os animo a explorarlas, seguro que las vais a encontrar muy interesantes y con gran utilidad para conseguir mejorar vuestra productividad. Son aplicaciones que nos permiten el conseguir “descargar” de nuestra cabeza, ideas que nos rondan, mejorar nuestra gestión del dia a dia, al conseguir, por ejemplo una mejor gestión del mail y el objetivo, tan deseado, de tener un Inbox cero.
Y tu Life Squeezer, porqué no te animas a utilizarlas, y me cuentas tus experiencias. Os animo  que para cualquier comentario o pregunta que querais hacerme utiliceis el apartado de “Comentarios” al final de la entrada del Blog.