Las posiciones de trabajo actuales requieren personas muy versatiles, con capacidad de adaptación a multitud de tareas y funciones diferentes; y lamentablemente, algunas de ellas, no siempre son las que nos aproximan a nuestros objetivos.
Es una realidad del mercado laboral del siglo 21. En las empresas, se han prescindido de muchas de las posiciones de apoyo que existían en el pasado; algunas se han externalizado, con lo que ya no hay contacto directo y personal en la oficina; y para muchas otras, se pretende que sean realizadas a través de aplicaciones que ejecutes tu mismo. Antaño esas tareas eran realizadas por personal administrativo o de soporte : la gestión de viajes, la mecanografia de textos, la búsqueda de documentos con información, la realización de tramites administrativos, … y todas ellas han sido depositadas en tu mochila de tareas a ejecutar, se han convertido en parte de tu trabajo diario.
Si a todo esto le añades el bombardeo continuado de mails, chats , llamadas de teléfono y reuniones ; el tiempo que nos queda para realizar lo que es verdaderamente importante y que se espera de nuestro puesto de trabajo, se reduce tremendamente.
No queda más remedio que saber priorizar, saber filtrar muy bien lo que es realmente importante y me acerca a mi objetivo, de lo que no lo es tanto, pero que tengo que hacer. Se trata de saber filtrar el grano de la paja .
Para conseguir no fracasar, y verte desbordado, lo primero y fundamental, es el que tengas una muy buena definición de tus objetivos, y establezcas un plan de ruta que te aproxime a los mismos. Si no tienes claro lo que es realmente importante, te perderás con todo lo que tienes que y por hacer.
Sólo vas a poder ejecutar lo verdaderamente importante, reservando espacios de tiempo para desarrollar tus tareas claves , en aquellos momentos, cuando estes más descansado. Es importante que reserves tiempo para ellas y no arranques tu dia con las tareas rutinarias, aquellas que puedes hacer más tarde, cuando estes más cansado. Es lo que se conoce como Timeboxing (reservar tiempos para determinadas tareas) y Priorizaciónpor objetivos (¡hacer primero, lo primero!).
En mi caso particular, procuro arrancar el dia, empezando con aquellas 2-3 tareas clave, que me son fundamentales para conseguir mis objetivos clave. Fijo las primeras horas de la mañana, justo recien levantado para ejecutar las mismas. En algunos casos, algunas de estas tareas conllevan el reflexionar, planificar y ejectuar, y es, sólo, cuando estoy descansado, cuando me pongo con ellas.
El resto de tareas más administrativas, gestión del mail, reuniones, supervisión de la gestión de otros; o trabajos con menos valor añadido, las dejo para más tarde. En muchas de ellas, activo el modo «robot», ya que realmente son mucho más rutinarias, y no conllevan el que tenga que estar muy concentrado.
Así que Prioriza, diferencia bien lo más importante de lo que no es tanto, y dedicale el tiempo a esas tareas clave, cuando te encuentras más fresco; tu eficiencia y productividad personal te lo agradeceran, y notarás los resultados de forma inmediata.
El cometido final del cualquier método de organización personal es HACER.
De nada te vale ester muy bien organizado, si no consigues ejecutar algo que te acerque a tu objetivo final.
Si no haces, si no llegas a un fin y ejecutas algo, que te aproxime a tus objetivos, toda tu planificación se queda en papel mojado.
La mayoría de las entradas de este blog que tratan sobre la productividad-organización personal, buscan aportar ideas o métodos para una mejor planificación; pero en nada quedan, si no te sirven para conseguir que hagas algo con ellos.
Hacer algo es el fin de cualquier proceso de organización o planificación, si no llegas al mismo te convertirás en un mero «gastador» de tu tiempo, eso si muy bien organizado.
Por eso ten muy presente, que al final sólo cuenta que hayas hecho algo.
«Sólo hazlo». Es muy claro el propósito, céntrate en la consecución, en el resultado final.
Soy del Barça, ayer fue el «clásico» y perdió. El Barça tuvo mayor tiempo la pelota, aparentemente buenas oportunidades desperdiciadas; pero al final ganó el que fue más resolutivo y aprovechó sus oportunidades; quizás no jugaron mejor, quizás no se merecían el resultado final, pero ganaron. Lo hicieron, consiguieron materializar el objetivo final de ambos equipos: ganar. Ese y sólo ese, será el resultado cuando hablemos del partido dentro de algún tiempo.No hablaremos del que jugó mejor y perdió. Ellos ganaron. Ellos lo consiguieron. Ellos sólo lo hicieron.
Tal como he explicado alguna vez, usando el símil del bosque que no me deja ver los arboles. Es muy importante ser un buen leñador y seleccionar los arboles que despejan el camino que me acerca a mi objetivo final. Los arboles que talo son las tareas a ejecutar, y lo que encuentro al final del camino es mi objetivo. Los buenos leñadores, saben seleccionar los arboles que más interesan ; hay muchos otros que podrían ser talados, pero el escoje, sólo aquellos que le interesan, porque le acercan a su objetivo, los otros o son ornamentales, o todavía tienen que crecer un poco más, o todavía, no es su momento para conseguir otros objetivos.
Las tareas son meros actos que sirven para acercanos a nuestro objetivo final.
Si tenemos claro este, las tareas nos llevaran a conseguirlo, a ejecutarlo. Sin un objetivo, las tareas son meros «pasatiempos».
Así que céntrate; «ponte las pilas» y dedícale el tiempo que requieras a ello; utilizando el método de planificación que mejor te funcione; pero no te olvides de tu objetivo final:
Desde hace algunas semanas, en mi afan de buscar y mejorar métodos o aplicaciones que me ayuden en mi gestión personal del tiempo y ser más organizado, he estado siguiendo el curso de Jair Amores, de Efectivida, llamado Curso de Productividad personal C.A.R..
Para mi ha sido una grata sorpresa ; ya que si bien tengo bastante experiencia y he leído mucho sobre el tema; Jair me ha aportado algunas grandes ideas, que he empezado a poner en práctica de inmediato. Otras que tenía medio dormidas como el uso del Google Keep como aplicación de notas, las he acabado de incorporar por completo.
Su metodología es sencilla, bebe de las aguas de GTD (Getting Things Done de David Allen) pero digerida y llevada a la práctica de una forma sencilla, muy amena y aplicable desde el principio del curso.
Las tres etapas del método: C de Capturar, A de Analizar y R de Revisar son la base fundamental de la consecuencia más importante Hacer.
Cualquier método tiene que servir para que hagas, y este consigue eso, centrarte en lo fundamental, para llevarte a lo más importante la Acción.
Jair escribe un blog llamado Efectivida donde habla como dice él sobre «Efectividad sin olvidar las cosas importantes de la vida». Es un blog muy fresco y activo, con continuas aportaciones sobre productividad y organización personal, con un punto de vista diferente.
Jair tiene a su vez un canal de Telegram, donde de forma muy activa, publica contenidos muy interesantes sobre Productividad y Organización personal. Absolutamente recomendable que os suscribais a su canal, siempre hay alguna perla interesante a revisar.
De cualquier forma, ya sea en su Blog, con su curso C.A.R o a través de Telegram , os invito a revisar alguna de sus entradas y aportaciones, no os arrepentireis.
Si or recordais, en la entrada de la semana pasada, os hablaba de mi experiencia aplicando el Timeboxing, y la mejora significativa que habia observado en mi eficiencia y control.
Timeboxing es una técnica sencilla que sirve para una mejor gestión del tiempo y ayudarnos a ser más productivos.
La diferencia de bloquear tiempo para hacer algo y el timeboxing, es que en esta última técnica el tiempo está limitado; pero además nos permite asegurarnos que «nos comemos el elefante a bocados». Esto es fundamental para proyectos que conllevan mucho tiempo y que nos dan miedo a afrontar, por su elevada carga de trabajo. Con el Timeboxing, los hacemos más fácil de digerir y/o gestionar.
Su fundamento consiste en fijar espacios de tiempo , de forma anticipada, para la ejecución de una (y solo una) determinada actividad. Es una variante, que incluye latécnica Pomodoro.
Elige una tarea para completar.
Ajusta un temporizador a 25 minutos.
Trabaja en la tarea hasta que pasen los 25 minutos.
Toma un pequeño descanso de cinco minutos (esto indica la conclusión de un «pomodoro»).
Repite los pasos del 1 al 4.
Después de cada cuatro pomodoros, toma un descanso más extenso, de unos 20 minutos o más.
El Timeboxing funciona muy bien como «timekeeper» en reuniones. Si además poneis un temporizador, de los de marcha atrás, a la vista de los asistentes, es una gran ayuda para mantenerse en el tiempo, ser efectivo y evitar a los acaparadores de tiempo, y nos hacen perder eficiencia.
Si bien en el caso de Timeboxing , hay variables y posibles reglas, que como siempre digo en productividad personal, cada uno debe aplicar lo que mejor le funcione.
Se pueden diferenciar Intervalos rigidos o flexibles. Su diferencia radica , en si vamos a parar si o si, en el caso de los primeros y saltar a otra tarea de forma inmediata; o si nos vamos a permitir algun tiempo extra adicional, si estabamos practicamente ultimándola (la tarea en sí), igual vale la pena dedicarle un poco tiempo más, aunque nos saltemos la regla.
La planificación de los intervalos de tiempo a dedicar a cada tarea, es la base de este proceso. En mi caso, suelo planificarlos, en mi cierre diario o , a primera hora, justo antes de empezar. De esa forma adapto, posibles urgencias de ultima hora.
Es importante ser flexible y adaptarlos a diario; de esa forma nuestra planificación va a ser más realista y adaptada a las variaciones de nuestras prioridades y cargas de trabajo.
Recomiendo dejar unas determinadas franjas fijas a diario , para que se repitan a lo largo de la semana. Son aquellas relativas a las necesidades básicas: desayuno , almuerzo, (en familia mejor)… o determinadas tareas, fuera de las laborales, que queremos hacer si o si: estudiar algo, hacer deporte, etc…
Recomiendo tambien fijar los periodos de arranque y cierre con horarios fijos. En mi caso el periodo de arranque, le llamo calentamiento, y me sirve para espabilarme, y mientras me voy tomando un café , reviso y planifico la jornada ; y fijo los intervalos de timeboxing.
Las franjas de tiempo para hacer un Timeboxing efectivo, oscilan, en mi caso de 30 a 45 minutos. Tiempos superiores , pueden conllevar cansancio y despiste; y tiempos inferiores, a falta de foco, por saltar demasiado de flor en flor. Ya sabeis «menos es más».
Tan importante como fijarse tiempos de trabajo efectivo, es el fijarse intervalos de pausa, de 5-10 minutos. Nos van a ayudar a despejarnos entre tareas y a romper entre las mismas, de forma clara.
Algunos de los beneficios del Timeboxing son
Foco: estar centrado en hacer lo más importante en ese intervalo de tiempo: esa y sólo esa tarea
Mantenerse fresco y productivo durante todo el dia. Nos permite sacar nuestro lado innovador.
Te obliga a parar a descansar de forma regular, y así estar siempre listopara las siguientes tareas.
Visualizas el progreso de los proyectos y de tu dia a dia.
Autoaprendizaje: Relacionado con lo anterior, al estar organizado, focalizado y saber lo que vas a conseguir, vas a poder predecir resultados en el tiempo y te vas a conocer mucho mejor. Los compromisos que puedas hacer, estaran basados en tu realidad y experiencia en proyectos previos. Sabras fijar mucho mejor, el tiempo que vas a necesitar para proyectos futuros. Con Timeboxing existe un autoaprendizaje.
Estarás Orientado al Resultado, más que a cumplir el expendiente de realizar tareas y tacharlas de una lista. Pero aqui es muy importante el saber un cribado de aquello realmente importante, y no dejarse llevar por lo urgente, aquello que me acerca a mis objetivos. En mi próxima entrada hablaré de cómo ha evolucionado la técnica Eisenhower, para ser mejor adaptada a lo que realmente tengo que hacer, y no sólo, moverse en las urgencias.
¡Y qué! ¿Te animas a poner en marcha el Timeboxing?. Cuentame tus experiencias y así aprendemos juntos.
Hoy me gustaría hablaros de cómo me aplico una técnica llamada Timeboxing, que no deja de ser mero sentido comun. Algo que nuestros ancestros, ya llevaban de serie, y les salía sólo: «haz sólo una cosa, cada vez«. El problema es que actualmente con la cantidad de estimulos, posibilidades, gran cantidad de cargas intrínsecas en nuestro puesto de trabajo y la enorme cantidad de distracciones digitales; tendemos a olvidar; y nos perdemos en la multitarea.
El problema, que habitualmente tenemos aquellos a los que nos apasiona; o cuando menos, nos gusta mucho nuestro trabajo; es que podemos caer facilmente en la tentación de dedicarle demasiadas horas al mismo, y olvidarnos del resto del mundo.
Esto, si se junta, con una enorme cantidad de responsabilidades y tareas a desempeñar; aliadas con una mala priorización, puede llevar rápidamente a la densación de «desborde», estrés y malos modos.
No seré yo el que diga que hay una solución concreta al tema, entre otras cosas, porque vivo estas situaciones de descontrol en más ocasiones de las que me gustaría. Pero si, que he intentado ponerle solución, y estoy consiguiendo, en la mayoria de ocasiones, una gran eficiencia , con la eficacia habitual.
La clave radica en algo que ya hable hace tiempo, el aunar la solución, a la llamada Ley de Parkinson. Aquel que dice que el trabajo se estira en el tiempo todo lo que sea necesario hasta acabarlo. Es decir que o nos fijamos cotas y tiempos límites en nuestra jornada laboral o si no, la alargaremos, como si no hubiera mañana.
Ya hablé en un articulo previo sobre las virtudes, y mi experiencia personal, en el acotamiento del tiempo, como solucion, a una mejor compaginación de la carga laboral y la personal…o por no usar la palabra «carga» , por sus connotaciones negativas,; a compaginar la vida profesional con la personal. Aquello que se llama en recursos humanos «conciliación laboral y familiar; a la cual yo añadiría, mis hobbies o actividades personales».
El problema está, tal como está pasando ahora mismo; es que a veces nos perdemos en la elevada carga de trabajo y de tareas; y no sabemos priorizar las que son realmente importantes o realmente urgentes.
Las listas de tareas no son la mejor manera de gestión, ya que es imposible a acabarlas por completo nunca, y te generan inquietud por la sensación de trabajo no terminado.
Queremos hacerlo todo, y hacer todo, es simplemente imposible; porque el tiempo, no da. Cuando llego a este tipo de apreciaciones, me viene a la cabeza una frase de Berto Pena de Thinkwasabi: «Tu puedes hacer cualquier cosa, pero no puedes hacer todas las cosas».
En otras palabras, poder, si nos lo proponemos (actitud), mejor o peor (aptitud) podemos hacer cualquier cosa ; ahora bien no podemos hacer todas las cosas al unísono, porque el tiempo es un recurso finito .
Es por lo que no nos queda más remedio que priorizar, filtrar y definir lo que realmente es importante de la paja. Y es ahí, amigos, donde muchas veces fallamos, porque sencillamente, tenemos tanto trabajo, que el bosque no nos deja ver los arboles.
Es ahí, donde hace falta un buen trabajo de definición de los objetivos a conseguir, y aquellas tareas que nos van a acercar a ellos, de aquellos, que en este momento debemos descartar o emplazar a otro periodo, porque ahora no tocan realmente.
Lo que vendria a ser, siguiendo el simil de los arboles y el bosque, el ser un buen leñador que selecciona los arboles (tareas) que tiene que talar , para dejar despejado el camino que nos lleva a los objetivos a conseguir. Y los arboles que ahora mismo no toca talar, hay que dejar que vayan creciendo un poco más, algunos los cortaremos, cuando nos acerquen a nuestro objetivo, otros, serán meros arboles ornamentales.
Volviendo al tema; la clave, por lo tanto está, en fijarnos tiempos limitados; en seleccionar las tareas que tenemos que hacer en ese momento justo.
Sobre el proceso de seleccionar tareas hablaré en otra entrada, ya que me temo que el Principio de Eisenhower, ya no es tan valido como en el pasado…
Y al final , tras haber seleccionado las tareas a acometer, el fijar tiempos finitos y acotados para realizarlas. Esto ultimo se llama «Timeboxing».
Que no deja de ser más que una tecnica que aplica el sentido común:
1.- Aplicar foco, es decir dedicarte a una sóla tarea
2.- Dedicarte a ella con todas tus fuerzas y habilidades durante un tiempo finito.
3.- Es ahí, en el tiempo acotado, donde está la clave.
Nuestro cerebro funciona mucho mejor si sabe que lo que vamos a hacer va a estar limitado a un tiempo cerrado. Transcurrido el mismo, pasaremos a realizar otra tarea. Esto nos evita el cansancio excesivo, el aburrimiento por estar haciendo muchas horas lo mismo, y sobretodo ganar eficiencia, ya que podremos avanzar varios proyectos a la vez; en sus tiempos respectivos, y evitar un error del pasado que era el trabajar a lo bestia en un unico proyecto, abandonando el resto…
Eso hoy en dia, con la cantidad de responsabilidades y multitareas que implican nuestro puestos de trabajo, es imposible.
Lo anterior, nos llevaba, si trabajabamos como antaño, a arrancadas de Ferrari, y paradas de burro. En lugar de trabajar con el motor a unas revoluciones saludables y constantes en el tiempo, lo sometiamos en tiempos prolongados a excesivas revoluciones, que nos llevaban a potenciales problemas de salud.
El Timeboxing consiste en establecer un tiempo de entre 30-60 minutos; el cual vamos a delimitar previamente y lo vamos a medir y acotar con un temporizador; y que va a ser el tiempo que vamos a dedicar a esa tarea o proyecto.
Para delimitar los tiempos, en mi caso uso un calendario adicional en Google que llamo TimeBoxing donde fijo a diario los tiempos que voy a dedicar a cada tarea.
En el mismo fijo a priori, y esto es muy importante, porque «no solo de trabajo vive el hombre»; el fijar en el mismo los tiempos de desayuno, almuerzo y de alguna actividad personal (deporte por ejemplo).
Debemos fijar una hora límite de finalización de la jornada : innamovible = no negociable.
A partir de ahí, tras haber hecho el proceso de criba y priorización de tareas; poner en el calendario , en el tiempo restante, aquellas tareas que tengo que acometer. Importante , como he dicho antes, el no quedarnos sólo con una, si no alternar con varios proyectos.
Otro punto a incluir en el calendario, es tiempos para realizar tareas rutinarias, por ejemplo, revisar el mail 2-3 veces al dia (esto ultimo depende de la cantidad de mails que os lleguen y vuestro tipo de trabajo).
Fijar tambien, tiempo para urgencias o imprevistos, que siempre aparacen, por muy controlado que lo queramos tener todo.
Y por ultimo es perfecto el poder agrupar tareas con similitudes: por ejemplo llamadas, intentar hacerlas todas en una franja concreta en el tiempo. En esas franjas devolveré aquellas llamadas que no he podido contestar anteriormente porque estaba focalizado en mi tareas más importante en ese momento. Aqui es clave tener el contestador activado o fijar criterios internos en la organización: si me llama alguien 2-3 veces seguidas, debo contestar si o si, porque realmente es muy urgente.
Seguro que muchas de las cosas que os he dicho , ya las aplicais, porque son de sentido común…pero por si acaso, no viene mál recordarlas.
Porque , a mi personalmente; por muy organizado que pretendo ser; de cuando en cuando me viene la crisis, y todo me parece descontrolado y me desbordo.
Ahí no queda más, que darse cuenta de los sintomas: pararse, reflexionar, reorganizarse y volver a aplicarse el método. Que no es otro, que tener claro tus objetivos y seleccionar aquellas tareas que realmente te aproximen a los mismos, dejando las otras tareas (ruido) para más adelante o, para nunca.
MenoSmas para Life Squeezers 