“Se ProActivo y No Procrastinativo” : reflexiones a la Matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower, se denomina así por el que fue antiguo presidente de Estados Unidos y General en la Segunda Guerra Mundial. Parece ser que a este señor, se le conocía por sus elevados niveles de productividad.

Entre otras razones, por que tenia muy claras sus prioridades en cada momento. Stephen Covey usando como base estas ideas, las plasmó en forma de esta matriz, en su libro “Los siete hábitos de la gente altamente productiva”

Esta matriz sirve para clasificar tareas a realizar, en base a dos criterios objetivos:

  1. Su grado de importancia
  2. Su grado de urgencia

Así se elaboran cuatro cuadrantes, en función de que las tareas sean:

  1. Importantes y Urgentes: las deberías de realizar de inmediato
  2. Importantes y NO Urgentes: tareas que debes planificar y ejecutar en un tiempo a definir por tu parte
  3. NO Importantes y Urgentes: tareas que deberías delegar, porque si bien es importante que se realicen rápido, no eres tú la persona adecuada para hacerlas
  4. NO Importantes y NO Urgentes: tareas que deberías ignorar y eliminar de nuestro listado de pendientes

Todo lo anterior, está muy bien, pero desde mi punto de vista, en la práctica, esto es bastante teórico, ya que la clave está en definir la importancia de las tareas a realizar, y eso no es tan fácil.

La realidad es que la importancia de las tareas , deberías establecerlas, en función de que sean aquellas que realmente tengas que ejecutar, es decir, aquellas que realmente te esten acercando a tus objetivos.

Por lo que si realmente trabajas con buenos criterios y tienes claro lo que quieres conseguir, y lo encajas bien en tu calendario , las tareas urgentes e importantes, deberían desaparecer, o cuando menos, reducirse al máximo.

De forma que los “Urgente e importante”, serán exclusivamente los imprevistos, aquellas tareas-actividades, que NO están dentro de tu área de control.

Como decía un jefe escocés que tuve”Shit happens” (algo asi como “Así es la vida” o “C’est la vie“), y lamentablemente, los imprevistos van a suceder por muy buen control que tengamos. Ahora bien, con una buena metodología y constancia, se van a minimizar.

Aplicando Timeboxing, mi sugerencia, es dejar una franja de tiempo al organizarte la jornada con para este tipo de marronesme parece que el color, tenía alguna relación con la expresión de mi antiguo jefe.

Por lo tanto, volviendo a lo anterior, en mi opinión, la matriz o caja de Eisenhower, sigue siendo aplicable, pero tu prioridad , es si eres riguroso en tu planificación y sobretodo delimitación de las tareas que te acercan a tus objetivos, te muevas exclusivamente en el cuadrante de las Tareas Importantes y No Urgentes.

La verdadera importancia radica, no en ejecutar tareas , con mayor o menor celeridad , según su grado de urgencia, sino en, definir claramente las tareas a ejecutar para llegar a tus objetivos a tiempo.

Si eres constante y riguroso; y haces un trabajo de filtrado y planificación correcto; tu día a día va estar bien alineado con tu objetivo final : aquello que quieres conseguir; y el modo y la forma en que defines tus tareas , van a venir marcados por esto.

Realmente, lo ideal es que todo nuestro trabajo se centrase en el cuadrante importante y no urgente , y que fuésemos capaces de trabajar de forma pro activa , sin necesidad de tener la espada de Damocles encima.

Esta forma de trabajo , ayuda a reducir los niveles de estrés y presión , y mantenerlos bajo control. Si evitas el llegar al término de una tarea para tenerla ejecutada, porque la has realizado antes, vas a reducir tremendamente tu ansiedad , demostrando ser un profesional eficaz y sobretodo eficiente.

“Se Proactivo y No procrastinativo , my friend”

Pero claro, la clave está ahí: en ser proactivo y no procrastinativo…y los seres humanos por tendencia, tendemos a dejar las cosas, que no nos apetecen, para más adelante, para el final…y sólo nos aceleramos, cuando nos vemos con el agua al cuello.

Es entonces cuando nos pegamos un atracón de última hora para acabar algo…en ese momento has pasado al primer cuadrante , ya es Urgente e Importante. Y recordad, que este solo debería usarse para emergencias, y no convertir su uso en una rutina de nuestro día a día.

Hay que anticiparse, hay que revisar y mirar hacia el medio y largo plazo, el corto , minimizarlo al máximo .Si realizamos una buena gestión de las tareas a medio y largo plazo, los compromisos , cuando llegue su fecha límite, habrán sido ejecutados previamente y se podrán entregar en tiempo y en forma.

Como dije en entradas anteriores, no se trata de hacer listas de tareas e ir clicando las que has ido ejecutando, ya que las tareas nunca se van a acabar, y eso te va a generar frustración; sino que la clave está en seleccionar las tareas que realmente me acercan a mi objetivo.

Y son estas, las que debes encajar en tus franjas de trabajo efectivo diarias (Timeboxing).

En resumen la base está en Planificar : encajar lo que es realmente importante (“me acerca a mis objetivos“) , incluyéndolo en mi calendario del dia a dia, en forma de minitareas, para que me de tiempo suficiente a tenerlo acabado en la fecha límite, sin tener que correr.

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Timeboxing (profundizando un poco más en esta técnica)

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Si or recordais, en la entrada de la semana pasada, os hablaba de mi experiencia aplicando el Timeboxing, y la mejora significativa que habia observado en mi eficiencia y control.

Timeboxing es una técnica sencilla que sirve para una mejor gestión del tiempo y ayudarnos a ser más productivos.

La diferencia de bloquear tiempo para hacer algo y el timeboxing, es que en esta última técnica el tiempo está limitado; pero además nos permite asegurarnos que “nos comemos el elefante a bocados”. Esto es fundamental para proyectos que conllevan mucho tiempo y que nos dan miedo a afrontar, por su elevada carga de trabajo. Con el Timeboxing, los hacemos más fácil de digerir y/o gestionar.

Su fundamento consiste en fijar espacios de tiempo , de forma anticipada, para la ejecución de una (y solo una) determinada actividad. Es una variante, que incluye la técnica Pomodoro.

  1. Elige una tarea para completar.
  2. Ajusta un temporizador a 25 minutos.
  3. Trabaja en la tarea hasta que pasen los 25 minutos.
  4. Toma un pequeño descanso de cinco minutos (esto indica la conclusión de un “pomodoro”).
  5. Repite los pasos del 1 al 4.
  6. Después de cada cuatro pomodoros, toma un descanso más extenso, de unos 20 minutos o más.

El Timeboxing funciona muy bien como “timekeeper” en reuniones. Si además poneis un temporizador, de los de marcha atrás, a la vista de los asistentes, es una gran ayuda para mantenerse en el tiempo, ser efectivo y evitar a los acaparadores de tiempo, y nos hacen perder eficiencia.

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El disponer de un reloj de marcha atras para nuestras tareas personales, es tambien util. Aqui teneis el link de algunas extensiones-aplicaciones , que sirven para esto. En mi caso uso en mi iPad uso TimeboxApp pero en Android hay muchas otras ; y en Chrome puedes usar esta que se llama “Tomato timer”.

Si bien en el caso de Timeboxing , hay variables y posibles reglas, que como siempre digo en productividad personal, cada uno debe aplicar lo que mejor le funcione.

Se pueden diferenciar Intervalos rigidos o flexibles. Su diferencia radica , en si vamos a parar si o si, en el caso de los primeros y saltar a otra tarea de forma inmediata; o si nos vamos a permitir algun tiempo extra adicional, si estabamos practicamente ultimándola (la tarea en sí), igual vale la pena dedicarle un poco tiempo más, aunque nos saltemos la regla.

La planificación de los intervalos de tiempo a dedicar a cada tarea, es la base de este proceso. En mi caso, suelo planificarlos, en mi cierre diario o , a primera hora, justo antes de empezar. De esa forma adapto, posibles urgencias de ultima hora.

Es importante ser flexible y adaptarlos a diario; de esa forma nuestra planificación va a ser más realista y adaptada a las variaciones de nuestras prioridades y cargas de trabajo.

Recomiendo dejar unas determinadas franjas fijas a diario , para que se repitan a lo largo de la semana. Son aquellas relativas a las necesidades básicas: desayuno , almuerzo, (en familia mejor)… o determinadas tareas, fuera de las laborales, que queremos hacer si o si: estudiar algo, hacer deporte, etc…

Recomiendo tambien fijar los periodos de arranque y cierre con horarios fijos. En mi caso el periodo de arranque, le llamo calentamiento, y me sirve para espabilarme, y mientras me voy tomando un café , reviso y planifico la jornada ; y fijo los intervalos de timeboxing.

Para fijarlos uso mi Google Calendar y los integro en mi dia a dia. Google Calendar es una herramienta , que trabajandola bien, cumple perfectamente los objetivos de Timeboxing.

Menos es mas para Life Squeezers

Las franjas de tiempo para hacer un Timeboxing efectivo, oscilan, en mi caso de 30 a 45 minutos. Tiempos superiores , pueden conllevar cansancio y despiste; y tiempos inferiores, a falta de foco, por saltar demasiado de flor en flor. Ya sabeis “menos es más”.

Tan importante como fijarse tiempos de trabajo efectivo, es el fijarse intervalos de pausa, de 5-10 minutos. Nos van a ayudar a despejarnos entre tareas y a romper entre las mismas, de forma clara.

Algunos de los beneficios del Timeboxing son

  • Foco: estar centrado en hacer lo más importante en ese intervalo de tiempo: esa y sólo esa tarea
  • Mantenerse fresco y productivo durante todo el dia. Nos permite sacar nuestro lado innovador.
  • Te obliga a parar a descansar de forma regular, y así estar siempre listo para las siguientes tareas.
  • Visualizas el progreso de los proyectos y de tu dia a dia.
  • Autoaprendizaje: Relacionado con lo anterior, al estar organizado, focalizado y saber lo que vas a conseguir, vas a poder predecir resultados en el tiempo y te vas a conocer mucho mejor. Los compromisos que puedas hacer, estaran basados en tu realidad y experiencia en proyectos previos. Sabras fijar mucho mejor, el tiempo que vas a necesitar para proyectos futuros. Con Timeboxing existe un autoaprendizaje.
  • Estarás Orientado al Resultado, más que a cumplir el expendiente de realizar tareas y tacharlas de una lista. Pero aqui es muy importante el saber un cribado de aquello realmente importante, y no dejarse llevar por lo urgente, aquello que me acerca a mis objetivos. En mi próxima entrada hablaré de cómo ha evolucionado la técnica Eisenhower, para ser mejor adaptada a lo que realmente tengo que hacer, y no sólo, moverse en las urgencias.

¡Y qué! ¿Te animas a poner en marcha el Timeboxing?. Cuentame tus experiencias y así aprendemos juntos.

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Timeboxing o de cómo hacerte la vida un poco mejor.

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Hoy me gustaría hablaros de cómo me aplico una técnica llamada Timeboxing, que no deja de ser mero sentido comun. Algo que nuestros ancestros, ya llevaban de serie, y les salía sólo: “haz sólo una cosa, cada vez“. El problema es que actualmente con la cantidad de estimulos, posibilidades, gran cantidad de cargas intrínsecas en nuestro puesto de trabajo y la enorme cantidad de distracciones digitales; tendemos a olvidar; y nos perdemos en la multitarea.

El problema, que habitualmente tenemos aquellos a los que nos apasiona; o cuando menos, nos gusta mucho nuestro trabajo; es que podemos caer facilmente en la tentación de dedicarle demasiadas horas al mismo, y olvidarnos del resto del mundo.

Esto, si se junta, con una enorme cantidad de responsabilidades y tareas a desempeñar; aliadas con una mala priorización, puede llevar rápidamente a la densación de “desborde”, estrés y malos modos.

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No seré yo el que diga que hay una solución concreta al tema, entre otras cosas, porque vivo estas situaciones de descontrol en más ocasiones de las que me gustaría. Pero si, que he intentado ponerle solución, y estoy consiguiendo, en la mayoria de ocasiones, una gran eficiencia , con la eficacia habitual.

La clave radica en algo que ya hable hace tiempo, el aunar la solución, a la llamada Ley de Parkinson. Aquel que dice que el trabajo se estira en el tiempo todo lo que sea necesario hasta acabarlo. Es decir que o nos fijamos cotas y tiempos límites en nuestra jornada laboral o si no, la alargaremos, como si no hubiera mañana.

Ya hablé en un articulo previo sobre las virtudes, y mi experiencia personal, en el acotamiento del tiempo, como solucion, a una mejor compaginación de la carga laboral y la personal…o por no usar la palabra “carga” , por sus connotaciones negativas,; a compaginar la vida profesional con la personal. Aquello que se llama en recursos humanos “conciliación laboral y familiar; a la cual yo añadiría, mis hobbies o actividades personales”.

El problema está, tal como está pasando ahora mismo; es que a veces nos perdemos en la elevada carga de trabajo y de tareas; y no sabemos priorizar las que son realmente importantes o realmente urgentes.

Las listas de tareas no son la mejor manera de gestión, ya que es imposible a acabarlas por completo nunca, y te generan inquietud por la sensación de trabajo no terminado.

Queremos hacerlo todo, y hacer todo, es simplemente imposible; porque el tiempo, no da. Cuando llego a este tipo de apreciaciones, me viene a la cabeza una frase de Berto Pena de Thinkwasabi:Tu puedes hacer cualquier cosa, pero no puedes hacer todas las cosas”.

En otras palabras, poder, si nos lo proponemos (actitud), mejor o peor (aptitud) podemos hacer cualquier cosa ; ahora bien no podemos hacer todas las cosas al unísono, porque el tiempo es un recurso finito .

Es por lo que no nos queda más remedio que priorizar, filtrar y definir lo que realmente es importante de la paja. Y es ahí, amigos, donde muchas veces fallamos, porque sencillamente, tenemos tanto trabajo, que el bosque no nos deja ver los arboles.

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Es ahí, donde hace falta un buen trabajo de definición de los objetivos a conseguir, y aquellas tareas que nos van a acercar a ellos, de aquellos, que en este momento debemos descartar o emplazar a otro periodo, porque ahora no tocan realmente.

Lo que vendria a ser, siguiendo el simil de los arboles y el bosque, el ser un buen leñador que selecciona los arboles (tareas) que tiene que talar , para dejar despejado el camino que nos lleva a los objetivos a conseguir. Y los arboles que ahora mismo no toca talar, hay que dejar que vayan creciendo un poco más, algunos los cortaremos, cuando nos acerquen a nuestro objetivo, otros, serán meros arboles ornamentales.

Volviendo al tema; la clave, por lo tanto está, en fijarnos tiempos limitados; en seleccionar las tareas que tenemos que hacer en ese momento justo.

Sobre el proceso de seleccionar tareas hablaré en otra entrada, ya que me temo que el Principio de Eisenhower, ya no es tan valido como en el pasado…

Y al final , tras haber seleccionado las tareas a acometer, el fijar tiempos finitos y acotados para realizarlas. Esto ultimo se llama “Timeboxing”.

Que no deja de ser más que una tecnica que aplica el sentido común:

1.- Aplicar foco, es decir dedicarte a una sóla tarea

2.- Dedicarte a ella con todas tus fuerzas y habilidades durante un tiempo finito.

3.- Es ahí, en el tiempo acotado, donde está la clave.

Nuestro cerebro funciona mucho mejor si sabe que lo que vamos a hacer va a estar limitado a un tiempo cerrado. Transcurrido el mismo, pasaremos a realizar otra tarea. Esto nos evita el cansancio excesivo, el aburrimiento por estar haciendo muchas horas lo mismo, y sobretodo ganar eficiencia, ya que podremos avanzar varios proyectos a la vez; en sus tiempos respectivos, y evitar un error del pasado que era el trabajar a lo bestia en un unico proyecto, abandonando el resto…

Eso hoy en dia, con la cantidad de responsabilidades y multitareas que implican nuestro puestos de trabajo, es imposible.

Lo anterior, nos llevaba, si trabajabamos como antaño, a arrancadas de Ferrari, y paradas de burro. En lugar de trabajar con el motor a unas revoluciones saludables y constantes en el tiempo, lo sometiamos en tiempos prolongados a excesivas revoluciones, que nos llevaban a potenciales problemas de salud.

El Timeboxing consiste en establecer un tiempo de entre 30-60 minutos; el cual vamos a delimitar previamente y lo vamos a medir y acotar con un temporizador; y que va a ser el tiempo que vamos a dedicar a esa tarea o proyecto.

Para delimitar los tiempos, en mi caso uso un calendario adicional en Google que llamo TimeBoxing donde fijo a diario los tiempos que voy a dedicar a cada tarea.

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En el mismo fijo a priori, y esto es muy importante, porque “no solo de trabajo vive el hombre”; el fijar en el mismo los tiempos de desayuno, almuerzo y de alguna actividad personal (deporte por ejemplo).

Debemos fijar una hora límite de finalización de la jornada : innamovible = no negociable.

A partir de ahí, tras haber hecho el proceso de criba y priorización de tareas; poner en el calendario , en el tiempo restante, aquellas tareas que tengo que acometer. Importante , como he dicho antes, el no quedarnos sólo con una, si no alternar con varios proyectos.

Otro punto a incluir en el calendario, es tiempos para realizar tareas rutinarias, por ejemplo, revisar el mail 2-3 veces al dia (esto ultimo depende de la cantidad de mails que os lleguen y vuestro tipo de trabajo).

Fijar tambien, tiempo para urgencias o imprevistos, que siempre aparacen, por muy controlado que lo queramos tener todo.

Y por ultimo es perfecto el poder agrupar tareas con similitudes: por ejemplo llamadas, intentar hacerlas todas en una franja concreta en el tiempo. En esas franjas devolveré aquellas llamadas que no he podido contestar anteriormente porque estaba focalizado en mi tareas más importante en ese momento. Aqui es clave tener el contestador activado o fijar criterios internos en la organización: si me llama alguien 2-3 veces seguidas, debo contestar si o si, porque realmente es muy urgente.

Seguro que muchas de las cosas que os he dicho , ya las aplicais, porque son de sentido común…pero por si acaso, no viene mál recordarlas.

Porque , a mi personalmente; por muy organizado que pretendo ser; de cuando en cuando me viene la crisis, y todo me parece descontrolado y me desbordo.

Ahí no queda más, que darse cuenta de los sintomas: pararse, reflexionar, reorganizarse y volver a aplicarse el método. Que no es otro, que tener claro tus objetivos y seleccionar aquellas tareas que realmente te aproximen a los mismos, dejando las otras tareas (ruido) para más adelante o, para nunca.

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